¿Cuál es el lugar perfecto para colocar la fotocopiadora para PYMES?

La fotocopiadora es una herramienta empresarial indispensable que permite no sólo facilitar la gestión documental de la empresa, sino también aumentar la productividad y gracias a la posibilidad de conexión remota, facilitar tareas desde casa o dispositivos móviles, descentralizando el trabajo de oficina.

Por ello, no podemos simplemente dejar que ésta se situe en cualquier rincón sin tener en cuenta aspectos que potencien la productividad que la fotocopiadora multifunción nos ofrece. Lugares estratégicos para colocar la multifunción que no supongan simplemente “de tránsito”, que permitan maniobrar con ella sin probleas y sin el agobio de lugares cerrados son algunos factores pero no los únicos, ¿cuál es el lugar perfecto para colocar la fotocopiadora para PYMES?

Factores que determinan cuál es el lugar perfecto para colocar la fotocopiadora para PYMES

Características principales que debe tener el lugar destinado para la fotocopiadora para PYMES

 

  • Amplitud: el espacio destinado debe permitir su maniobrabilidad sin problemas. Desde poder hacer fotocopias, escanear, hasta tareas más complejas como manejar con soltura la pantalla táctil LCD y poder enviar archivos a la nube, al correo o maniobrar con cualquier programa de gestión documental.
  • Ventilación: primeramente por comodidad (a nadie le apetece trabajar con una herramienta en lugares oscuros y sin ventilación), pero también por temas de salud, debemos evitar que el habitáculo elegido para la fotocopiadora profesional en B/N o a color, carezca de rendijas de ventilación o éstas se obstruyan con la máquina. En el caso de que hagamos uso de más de una fotocopiadora, convendría sopesar el uso de equipos de ventilación.
  • Iluminación: al igual que ocurre con la ventilación, una correcta iluminación es primordial para el lugar que seleccionemos como centro de producción documental sea cómodo y apto para realizar las operaciones que allí se requieren.
  • Temperatura: no contar con espacio suficiente y con poca o nula ventilación, puede producir sobrecalentamientos que produzcan averías o mayores incidencias, además de una sensación térmica poco apropiada para un lugar de trabajo.
  • Humedad: en todo espacio donde se trabaje con papel (y es recomendable que se disponga en este sitio de un lugar donde almacenarlo de cómodo acceso para poderlo disponer en la bandeja de la fotocopiadora cuando se requiera), se debe mantener un nivel de humedad adecuado para que no se estropee y se mantenga la calidad deseada.

 

Lugares adecuados e inadecuados para colocar la fotocopiadora para PYMES

  • Habitación reservada para la gestión documental: un lugar destinado en exclusiva para la fotocopiadora y almacenaje de documentación es lo idóneo. Ya que así, debido a su principal función, podremos adaptar el lugar a los requisitos de temperatura, humedad, ventilación e iluminación que se requiere en exclusiva.
  • Pasillo: es común en muchas empresas aprovechar el espacio desaprovechado de los pasillos para colocar ahí el centro de fotocopiado. Pese a que este hecho puede cumplir con las características de temperatura, ventilación, humedad e iluminación (se presupone al ser necesarios también para los trabajadores que en estos lugares se concentran), puede resultar complicado para aquellos que quieran maniobrar con la fotocopiadora profesional, disponiendo de poco espacio y no contando con un lugar donde almacenar documentos y papel.
  • En el mismo centro de trabajo: disponer de la fotocopiadora en el mismo lugar donde se produce el trabajo, como si de un ordenador más se tratase, tiene como ventajas las similares a las que nos encontramos en el pasillo, sobre todo ambientales, pero puede ocasionar incomodidades como el ruido o la emisión de ozono.
  • Cuartillo: otro lugar erróneamente muy común es en un pequeño habitáculo donde se aproveche su espacio al máximo para la ocupación de una fotocopiadora multifunción profesional, pero si no se adapta adecuadamente, trae como inconvenientes que además de las condiciones medioambientales poco óptimas, resulte un espacio poco agradable y claustrofóbico, obligando a los trabajadores a un uso rápido y no sacar beneficio de todas las prácticas opciones que una impresora multifuncional ofrece.

En el caso de que no se pueda o no se quiera disponer de una habitación para la gestión documental, siempre puedes contar con funciones muy útiles como la impresión privada o gestionar la cola de impresión para que en ningún caso sea un impedimento el uso adecuado que le quieras dar a tu fotocopiadora profesional para PYMES.

 

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Author: Txema Sánchez

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