5 razones por las que tu impresora multifunción con escáner te resultará imprescindible

¿Hace cuánto no usas el escáner de tu impresora multifunción? Pese a ser una de las más útiles funcionalidades en la era digital en la que nos encontramos inmersos, ya sea por pereza o por trabajar directamente con copias digitales, pocas veces reparamos en la función escáner de nuestra fotocopiadora profesional.

De igual forma que debemos prestar atención a que no todos los documentos estén archivados en la nube, también debemos tenerla a la hora de que un documento importante esté copiado en varios formatos, ¿cuáles son las principales razones por las que hacer uso de una impresora multifunción con escáner?

No perder recibos

Parece una tontería resumir la validez del escáner comenzando por esta razón pero, ¿en cuántas ocasiones habéis querido hacer uso de una factura, ticket, resguardo… conservado desde hace tiempo y a la hora de querer disponer de él la tinta se ha borrado o resulta apenas legible?

Si cada vez que realizamos una compra, emitimos o recibimos una factura o en alguno de estos casos escaneamos el documento que se genere, podremos disponer en todo momento de éste y de su contenido que nos puede servir para hacer balances de cuentas, reclamar la garantía, obtener ventajas fiscales en la declaración de la Renta etc.

Dar valor al fondo documental

Si nos hemos preocupado por disponer de un fondo documental impreso en la oficina, es decir, tener en una copia o el original en papel conservado en archivadores o bibliotecas físicas, es porque el original o la copia física tiene auténtico valor en la oficina y queremos conservarlo tal cual, tal como lo hemos impreso o con las particularidades que lo hacen único.

Estas particularidades no siempre vienen dadas por el contenido en sí del documento, al que como ya sabemos, podemos acceder de forma digital y apreciarlo cómodamente en la pantalla de cualquier dispositivo, sino en el formato en el que imprimimos o tenemos conservado el original del documento: un papel de alta calidad o por el contrario un papel frágil, una obra de “artesanía” en papel, una presentación cuidada etc.

Para estos casos, la copia digital actúa como fasc-simil, como forma de acceder al contenido del documento sin que tengamos que manipular el original y por tanto poder conservarlo en perfecto estado.

Disponer de documentos en cualquier lugar

Ahora que tenemos a nuestra disposición la tecnología Cloud Computing y que los móviles se han puesto al servicio también de las necesidades empresariales disponiendo de una oficina virtual las 24 horas del día y desde cualquier lugar, los documentos que consideremos importantes deben estar en el mismo lugar y momento donde deseemos.

Por ello, si estos documentos los tenemos en formato físico, podemos escanearlos y, a través del disco duro de nuestra impresora multifunción con escaner y sus diversas funcionalidades, disponer de ellos de inmediato en nuestro programa de almacenamiento favorito.

Proteger los documentos sensibles

Que queramos disponer siempre de una copia no significa que siempre tengamos que tener el original al alcance o almacenado de forma física.

Aquellos documentos sensibles, que no deban estar al alcance de cualquiera o que contenga información privada, quedan mejor protegidos de forma digital, pudiendo “destruir” el original y blindarlos mediante contraseña o mediante las distintas medidas de seguridad disponibles en nuestra impresora multifunción con escáner.

Cambiar el formato del documento

¿Quieres modificar una imagen mediante un editor?, ¿quieres variar el contenido de una documentación? Olvídate de los correctores de tinta y modifícalos mediante la edición digital. Escaneas el documento, eliges la extensión del archivo que quieres de salida y listo para editar y volver a imprimir modificado.

Estas son solo 5 razones por las que el escáner de tu fotocopiadora profesional multifunción resulta de lo más útil en el día a día de tu empresa, a las que hay que sumar las diferentes comodidades y funcionalidades de esta herramienta como la posibilidad de escaneo en formato A3, escaneo de archivos USB, e-mails, archivos FTP etc.