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En una oficina en más de una ocasión, realizamos acciones que nos ayudan en nuestro día a día de forma cotidiana sin reparar en los pequeños detalles que las posibilitan. Así, algo tan sencillo y práctico como escanear / imprimir o fotocopiar en una impresora multifunción profesional, lo ejecutamos sin apreciar que, el simple hecho de que podamos dirigir la acción desde la propia máquina gracias a la pantalla táctil de la fotocopiadora, nos ahorra tiempo de dirigir la acción desde nuestro ordenador o tener que desplazarnos continuamente entre la máquina y el dispositivo.

Hablamos de algo relativamente sencillo, pero más ayuda nos ofrece aún la pantalla táctil de la fotocopiadora cuando no solo imprimimos / escaneamos / copiamos, sino que enviamos el documento a la nube, a nuestro móvil o le aplicamos parámetros de privacidad y seguridad. ¿En qué más acciones nos puede ayudar la pantalla táctil de la fotocopiadora?

 

7 tareas a realizar desde la pantalla táctil de la fotocopiadora profesional

 

Tareas básicas

La pantalla táctil de la fotocopiadora profesional no debe asemejarse al panel de mandos de un avión: si queremos realizar una fotocopia, no debemos tener más problemas que indicar la acción y pulsar el botón correspondiente. Así, por mucho que una fotocopiadora multifuncional cuente con opciones de todo tipo, las más básicas (el tridente: copia – escaneo – impresión) deben estar claras y al alcance de no más de dos pulsaciones.

 Programar la impresión / copia

No se trata de indicar que a X horas, X copias se impriman (algo que podríamos hacer al momento), sino evitar saturaciones típicas cuando existiendo un único dispositivo, alguien de la oficina hace uso de ella acaparándola durante un tiempo que el resto de empleados no debería desperdiciar a la espera. Programas, te despreocupas y así, por otra parte, evitas el típico escenario de copias abandonadas en la bandeja por haberlas encomendado simplemente a la cola de impresión.

Modo prueba / borrador

No es lo mismo lo que vemos en la pantalla de nuestro ordenador, que lo que después imprimimos. Aunque los programas de impresión suelen ser fidedignos a lo que aparece en el previsionado, en ocasiones márgenes o errores que no habíamos detectado aparecen cuando ya es tarde para corregirlo y se han imprimido gran cantidad de copias. Mediante la pantalla no solo puedes seleccionar un modo prueba / borrador que te permita con el mínimo gasto de tinta y papel, ver cómo quedará el trabajo impreso, sino que además, modelos de fotocopiadoras profesionales Toshiba incorporan una pantalla a modo tablet, para que ningún detalle se te escape.

Modo prioridad

¿Se ha dado el caso de un empleado «acaparador» de la impresora?, ¿necesitas con urgencia la documentación a imprimir? A través de la pantalla y de los parámetros de impresión puedes desde retener a dar prioridad a lo que se imprime, algo muy útil cuando tienes una reunión y necesitas no hacer esperar a tus clientes.

Impresión privada

Ese documento urgente, esa cola de impresión… ¿impide que algo que debe ser privado se pueda imprimir porque pueda verse expuesto? Puedes elegir el modo de impresión privado, que te permite a través de la pantalla táctil de la fotocopiadora que solo se imprima si se introduce la contraseña decidida y se autoriza la impresión. Algo muy útil en el caso por ejemplo de nóminas, declaraciones fiscales, presupuestos, etc.

Fax

Nos hemos acostumbrado al uso generalizado del mail y olvidado de esta metodología que permite enviar, compartir y recibir documentos de un dispositivo a otro independientemente de dónde se encuentre cada terminal. El uso del fax agiliza el proceso que, de otra forma, consistiría en escanear, enviar por mail documentación, recibirla e imprimirla. Algo que puedes dirigir en cuestión de segundos desde la pantalla táctil de la fotocopiadora.

Gestión con la nube

Por que se llame fotocopiadora no todo tiene que salir impreso o copiado: las máquinas de impresión de última generación son auténticos gestores documentales, que se pueden usar para archivística o para agilizar el tratamiento de la documentación. Así, desde la propia pantalla de la fotocopiadora puedes enviarte archivos a tu propio smartphone o subirlos a la nube para hacerlos disponibles desde cualquier lugar o cualquier momento, sin necesidad de impresión.

 

Mantener y guardar siempre lista una agenda de direcciones a la que enviar documentación desde el propio dispositivo, tener claro y visible el estado y nivel de los consumibles, realizar impresiones desde USB… La pantalla táctil de la fotocopiadora ofrece mucho más que facilitar 7 tareas de oficina.

Con todo ello, no queremos indicarte únicamente las bondades y la comodidad de dirigir las acciones desde la pantalla táctil de la fotocopiadora, sino insistirte de todo el provecho que puedes obtener de tu centro de impresión, dirigiendo complejas acciones desde el mismo dispositivo.

 

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