¿Sabías que puedes decidir quién y cuándo se puede recoger un documento ya mandado a impresión desde la pantalla de tu equipo multifunción con escaner? incluso vamos un paso más allá, ¿sabías que esto mismo lo puedes decidir desde la pantalla de tu smartphone? Este es solo uno de los muchos puntos y funcionalidades que permite una impresora como la Toshiba e-STUDIO477S, pero son muchas más la que permiten que también tu equipo de impresión, sea un entorno seguro para ti y para tu empresa.
La impresión privada: una cuidada función para mantener la confidencialidad
La fotocopiadora es una herramienta básica de toda oficina, y por tanto debe quedar al alcance cómodo y accesible de todos los empleados. Este hecho conlleva que en el caso de que queramos imprimir documentos confidenciales o que no deberían ser expuestos a toda la plantilla, tales como contratos, nóminas etc. debemos acudir “corriendo” desde el ordenador hasta la máquina para recogerlos de forma segura y sin dudas sobre que ninguna otra persona ha accedido a esa información.
Por ello, desde los dispositivos Toshiba, tenemos a nuestro alcance diferentes tipos de impresiones que, en el caso de la referente a la impresión privada nos permite generar una contraseña que bloquea el acceso y la impresión del o de los documentos oportunos para que sólo se materialicen una vez estamos in situ frente a la máquina y en disposición de recogerlos sin que quienes no deban puedan interceptarlos.
El registro: mantener el control documental desde tu equipo multifunción con escaner
No siempre se trata de proteger bajo llave los documentos, pero sí el hecho de mantenerlos bajo control. Por ejemplo, que en el caso de las nóminas esta información no salga del departamento de Recursos Humanos, y para garantizarnos de que esto mismo ocurre tal como lo tenemos planificado podemos “rastrear” cada documento gracias a la función de “registro de imágenes”.
El registro de imágenes se encarga de incluir a cada archivo o documentos información relevante a estos mediante metadatos. Metadatos que nos indican desde el día y la hora de creación, hasta exactamente mostrar la carpeta donde se encuentra, a qué usuario pertenece etc.
Por otra parte, este registro permite su almacenamiento junto al documento total o parcial, en la misma máquina dentro de su avanzado disco duro, o en un servidor externo (archivo cloud, portátil, smartphone etc.).
De esta forma si lo combinamos con la función privada, podremos tener copias de seguridad, control de su uso y máxima protección ante el acceso accidental o de curiosos en documentos que merezcan ser guardados “bajo llave”.
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