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La compra de una fotocopiadora no es una inversión precisamente económica para una empresa. Pero al mismo tiempo que el precio de los modelos que necesitan suele ser bastante elevado, no pueden pasar sin ella en prácticamente ningún caso. Afortunadamente, hay una solución para ello: el renting de fotocopiadoras. Con este sistema pueden contar con el equipo que necesitan para fotocopiar e imprimir, y además por una cuota mensual asequible. Esta puede variar en función de lo que incluya o el modelo, pero, en cualquier caso, será un precio infinitamente menor que el que hay que pagar cuando se compra un equipo.

Antes de saber cómo funciona el renting de fotocopiadoras, eso sí, es necesario conocer de qué estamos hablando. Pues es una especie de alquiler, que permite a las empresas contar con equipos en sus instalaciones mediante el pago de una cuota cada mes, acordada con la compañía que les facilita el servicio. Su funcionamiento puede variar en función de muchas variables, que van desde el modelo y las prestaciones de la fotocopiadora hasta los servicios que ofrece la empresa.

Cómo solicitar un renting de fotocopiadoras

Generalmente, el renting de fotocopiadoras es un servicio que prestan específicamente empresas que se dedican al suministro de material y equipamiento de oficina para empresas. Estas compañías venden desde ordenadores a fotocopiadoras, aunque en muchos casos también se dedican al renting. No solo de fotocopiadoras, sino también y con mucha frecuencia, de ordenadores y hasta de mobiliario de oficina.

En el caso que nos ocupa, el renting de fotocopiadoras consiste básicamente en que la compañía que necesita equipos se pone en contacto con la empresa que facilita el renting de fotocopiadoras para ver si puede cubrir sus necesidades. Pero antes, quienes van a solicitar el renting deben tener muy claras sus necesidades. Esto pasa por saber aproximadamente cuántas páginas se imprimen y fotocopian de media al mes, o si se necesitan impresiones y fotocopias en distintos formatos. Pero también hay que tener claro si se desea un modelo a color, o basta con uno en blanco y negro.

Con estos y otros datos que la empresa considera de relevancia, hay que contactar con una compañía que pueda proporcionar un servicio de renting adecuado. Generalmente, se concertará una reunión entre ambas partes para que unos expongan sus necesidades y los otros puedan estudiarlas para ver qué modelos y opciones pueden ofrecer. También los distintos servicios y posibilidades que incluir en el pack. Generalmente, cuando la compañía de renting de fotocopiadoras haga una oferta, suele ofrecer varios paquetes y posibilidades. La empresa que lo va a contratar tendrá entonces que estudiar las opciones y seleccionar la que más se ajuste a sus requerimientos.

Qué se ofrece en un renting de este tipo

Además del dispositivo físico, es decir, de una o varias fotocopiadoras en función de las que necesite la empresa, un servicio de renting de estas características ofrecerá otra serie de servicios y productos. Generalmente, además del «alquiler» del aparato, en el presupuesto también estarán incluidas una serie de copias por mes. De ahí que es importante calcular cuántas se necesitan, por término medio, hacer cada mes. De otra forma, si se imprimen más de las establecidas, la empresa tendrá que abonar una cantidad extra.

Además, en la oferta de renting de fotocopiadoras también estará estipulada la cantidad de tinta o de tóner que se gasta de media por cada página. Y puede que, en función de las necesidades de la empresa, diversos servicios extra. Por ejemplo, la instalación de bandejas adicionales para papel. También la posibilidad de contar con otros servicios, como el fax. El servicio técnico también suele ofertarse dentro de este pack.

Otro de los puntos más importantes en un renting de fotocopiadoras es el periodo que va a durar el servicio. Generalmente, este tipo de renting no suele contemplar periodos muy cortos. En su lugar, tiende a extenderse a lo largo de lo que se considera que es el periodo de vida útil que puede tener una fotocopiadora. Muchos de estos contratos se firman por un periodo mínimo de cuatro años, es decir, de 48 meses. Algunos incluso llegan a extenderse a cinco años, es decir, a 60 meses.

En definitiva, el renting de impresoras es un servicio en el que las empresas pueden optar a contar con una o varias fotocopiadoras en sus oficinas pagando una mensualidad durante un periodo de tiempo estipulado, y sin que sea necesario pagar más por lo que se consume en realidad. Gracias a él se libran de una fuerte inversión inicial, evitan quebraderos de cabeza y distribuyen sus gastos de una manera más cómoda.

Si eres autónomo o PYME y quieres que te asesoremos respecto al renting de fotocopiadoras, no dudes en contactarnos.

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