La mejor forma de sacarle el máximo rendimiento a una impresora profesional es integrándola en el máximo de procesos y rutinas llevados a cabo en la empresa de forma cotidiana. Es por ello por lo que jamás debemos pensar en estos instrumentos como simples fotocopiadoras, escáners,o impresoras. Ni tan siquiera pensar en la función fax como un añadido: una buena fotocopiadora profesional es todo un centro de gestión documental y coordinador de trabajo, pudiendo desde enviar documentos a cualquier dispositivo y hacerlos plenamente disponibles, hasta limitarlos para que sólo se puedan acceder a ellos mediante contraseña.
Dentro de todas las funcionalidades que encontramos en una impresora profesional, la gestión mediante correo electrónico es fundamental en cuanto éste forma parte de nuestro día a día y lo tenemos accesible en cualquier momento, incluso en nuestro smartphone. ¿Cómo podemos integrar nuestra impresora profesional en nuestro email?
Mediante envío directo
Lo más sencillo e intuituvo gracias a la pantalla táctil LCD de gran tamaño incorporada en la impresora. Una vez copies, escanees o accedas al archivo del documento guardado en el disco duro de la propia fotocopiadora, no tienes más que elegir como método de salida el envío por email. De esta forma lo tendrás disponible al momento en tu correo electrónico o incluso podrás enviarlo a su destinatario final sin necesidad de tener que gestionarlo desde tu ordenador portátil o de sobremesa.
Mediante gestión cloud
Las cuentas y gestores de correo email más completas y con los que suelen trabajar las PYMES, llevan integrado automáticamente la gestión de documentos mediante cloud computing. Es el caso por ejemplo de Google Drive en el caso de las cuentas de gmail.
Por esta razón, debido a que la tecnología e-Bridge de los modelos de fotocopiadoras multifuncionales Toshiba permiten la integración y envío directo de documentos a la nube, podemos tener acceso desde nuestra cuenta de correo electrónico y desde cualquier dispositivo conectado a internet, a todos los documentos que mediante nuestra fotocopiadora, hayamos previamente integrado en la cuenta cloud.
Mediante escaneo por email
En los últimos modelos de fotocopiadoras profesionales de la serie e-Studio se dispone de una nueva opción dentro de las funcionalidades del escaneo mediante la cual podemos generar una URL que permita la descarga del documento y enviarla por email.
De esta forma, se reduce el almacenaje de datos (sólo se envía la URL estando el documento alojado en dónde decidamos), evitamos ralentizar de esta forma la red y aumentamos la seguridad de acceso a documentación.
La URL enviada podemos programarla para que deje disponible la descarga permanentemente, se desactive tras varios días o incluso tras varias horas, controlando con ello el acceso y la privacidad del documento.
Por último, indicar que gracias a la compatibilidad móvil y la conectividad de la gran mayoría de los dispositivos e-Studio, también podemos trabajar a la inversa y realizar envíos desde nuestro email a nuestra impresora profesional, para que ninguna circunstancia nos impida controlar la gestión documental de nuestra PYME.
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