Cómo usar correctamente una fotocopiadora multifunción de alquiler

Disponer de una fotocopiadora multifunción de alquiler es disponer de un completo gestor documental que, tan como puedes apreciar en la ficha técnica de cualquier modelo Toshiba e-Studio, no se limita simplemente a ofrecer documentos escaneados, impresos o fotocopiados, pudiendo desde selecciónar a qué dispositivo enviar cada legajo (a un portátil, a un movil, a la nube, al disco duro del propio dispositivo multifuncional…) hasta proteger documentos mediante encriptado, contraseña y otras tantas medidas de seguridad.

Pero un uso eficiente de una fotocopiadora multifuncional no se limita a saber usar correctamente todos sus programas, sino también que su uso en el día a día no produzca averías ni reste eficacia a asu trabajo. ¿Cómo podemos estar seguros de que estamos usando correctamente nuestra fotocopiadora mutifunción de alquiler?

8 consejos para el uso eficiente de una fotocopiadora multifunción de alquiler

Elije bien el tipo de papel

El papel reciclado y el papel usado combinados con el modo de impresión borrador son geniales opciones para los documentos que no tengan más trascendencia que poder tener en formato físico información útil para el trabajo del día a día, pero para docuemtnos oficiales, informes que entregar a clientes, etc., nuestra fotocpiadora multifuncional nos permite acabados de calidad que no conviene que dejemos pasar desapercibidos.

Cuida que el papel no suponga una avería

Por otra parte, debemos cuidar cuando usemos papel de baja calidad que éste se manipule correctamente. Un papel barato se puede romper fácilmente y ensuciar la máquina además de atorarla. Por otra parte, si presenta humedades, pueden producirse borrones u omisiones en la impresión.

Limpia y asegura el mantenimiento de tu máquina

No dejes que el polvo o las manchas de tinta afecten a la calidad de la impresión limpiando al menos una vez al mes la máquina fotocopiadora. Por otra parte, para que ninguna mota de polvo o mancha aparezca como borrón a la hora de escanear o fotocopiar documentos, presta atención a que el cristal de exposición esté en todo momento impecable.

 Retira el papel atascado cuidadosamente

Por los motivos antes citados o por una errónea manipulación de la bandeja de entrada de papel, en alguna ocasión podemos encontrarnos con un atasco de papel que podemos revertir de forma sencilla accediendo al rodillo y tirando suavemente del papel en dirección contraria a la de entrada. Debemos ser muy cuidadosos para que no se produzcan roturas que hagan que los trozos se acumulen creando un atasco de mayor dimensiones.

No usar cartuchos de toner inapropiados

Siempre debemos adquirir cartuchos adecuados para la máquina y recomendados por el fabricante, así como conservarlos adecuadamente en un lugar apropiado: fresco, oscuro y seco. Igualmente, antes de proceder al cambio de toner, debemos agitar el cartucho para que la tinta fluya más fácilmente, debido a que tiene tendencia a pegarse en las paredes o comprimirse en un lugar según la inclinación.

Usar opciones como el apagado programado

Mientras no se esté usando la fotocopiadora, podemos programar la opción de ahorro de energía, que reduce el consumo energético del dispositivo de forma automática en el intervalo de tiempo que decidamos (cada cuarto de hora de desuso, media hora o tras algunas horas, todo depende de la cantidad de personas que hagan uso de la fotocopiadora o se prevea que puedan hacer uso). También podemos usar la opción de autoapagado al final del día o durante el fin de semana, evitando el gasto innecesario del stand by, así como mayores problemas como una subida de tensión.

No usar grapas o clips en la opción de fotocopiado automático

Debemos asegurarnos quitar las grapas antes de fotocopiar varios documentos por varias razones, sinedo la más importante que una pérdida de la grapa o elemento metálico dentro del dispositivo puede desde producir atascos, hasta rayar la unidad de revelado, produciendo líneas blancas permanentes en las copias.

 Haz un uso adecuado del cristal

Cubre con papel blanco legajos pequeños tales como sellos o aquellos que resulten traslúcidos como cheques. De esta forma evitas que aparezcan como copia restos de polvo u otros microelementos. De igual forma, si fotocopiamos un libro, debemos cuidarnos de cubrir adecuadamente sus márgenes y bordes, para evitar un gasto innecesario de tinta como el hecho de que aparezcan los bordes de todas las páginas que componen la publicación.