Llega un momento en el que la empresa necesita renovar su solución de impresión y debe valorar las distintas opciones. En este contexto es normal preguntarse, ¿qué compensa más, comprar una impresora nueva, optar por una multifunción, de color o solo en blanco y negro; contratar un servicio de renting y olvidarnos de los tóner y su mantenimiento?

Te damos las claves para tomar la decisión más acertada en cada caso: alquilar fotocopiadora para empresas o comprar un nuevo dispositivo.

Las claves para acertar a la hora de adquirir una nueva impresora

 Pros y contras de comprar impresora en la oficina 

• Realizas una única inversión inicial y no tienes la sensación de tener siempre una carga que aparece mensualmente en la cuenta bancaria de la compañía.
• Te encargas del mantenimiento. Eso implica que si el equipo multifunción falla, tienes que pagar por un servicio de reparación extra. Es decir, los arreglos y garantías corren de cuenta de la organización.
• Tienes que preocuparte de tener siempre a mano nuevos tóner y adquirirlos cuando sea necesario, recordando el importe de desembolso que ello supone.
• Si quieres cambiar de modelo o ampliar funcionalidades, tienes que adquirir un nuevo modelo de cero y, o bien mantener las dos máquinas, o deshacerte de la primera incluso si no la has amortizado adecuadamente.
• El desembolso inicial hace que la empresa no pueda costearse máquinas muy potentes de las que sí puede disponer a través de otras modalidades que permiten los pagos mensuales por uso, renting, leasing, etcétera.
• Solemos tener equipos más envejecidos dado que cuesta tomar la decisión de adquirir una nueva máquina.
• Se reduce la liquidez de la compañía en el momento de la compra de los equipos multifunción.

 Pros y contras de alquilar impresora en la oficina 

• Pagas mensualmente una cantidad fija por el alquiler del dispositivo.
• Pagas solo por las impresiones que realizas.
• Si la impresora falla, contarás con la ayuda de unos profesionales especializados que acuden rápidamente a tu oficina a resolverlo.
• Hay un soporte técnico que te ayuda en todo lo que necesites.
• El precio del renting de la impresora incluye el precio de los tóner. Ya no tendrás que volver a hacer grandes desembolsos mensuales o en el momento en el que peor te venía.
• Si el equipo multifunción falla, te reponen otro igual.
• Cuando se acaba el periodo del renting, tienes libertad de decidir si quieres mantener ese modelo o mejorar sin que eso suponga que hayas “tirado” la inversión inicial.
• Con la opción del renting, puedes deducirte mensualmente todos los gastos. Ello implica una importante ventaja fiscal que merece mucho la pena valorar dentro de las pymes.
• Si la máquina se deprecia en el mercado, no tenemos que preocuparnos dado que nosotros solo pagamos por su uso. Su propietario, y el que asume dicha depreciación, es la empresa que nos la cede.
• La oficina siempre cuenta con los modelos de impresión multifunción más modernos del mercado.
• Es más fácil disponer de modelos en color, frente a solo tener impresora en blanco y negro.

¿Has tomado tu decisión?, ¿preparado para contar la mejor tecnología de impresión en tu oficina?