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La elección del equipamiento tecnológico que necesita una empresa siempre es un tema que debe estudiarse a conciencia. Antes de comprar un modelo u otro siempre es necesario tener en cuenta una serie de variables, que en muchos casos van más allá del presupuesto disponible. En el caso de las impresoras, hay que analizar antes qué necesidades hay en la empresa, si hace falta un equipo multifunción o cuántas se necesitan. La variedad de marcas y modelos disponibles no facilitan tampoco la decisión final al elegir una fotocopiadora profesional para tu negocio.

Pero antes de llegar a este punto tienes que tener claras varias cosas, que te permitirán elegir una fotocopiadora profesional adecuada. De esta manera no descubrirás cuando ya la tienes que se te queda corta. O que has pagado un montón de dinero por un modelo que hace el doble de cosas de las que realmente necesita tu empresa. Pero ¿cómo conseguir elegir una fotocopiadora profesional adecuada? Basta con que sigas estos consejos.

Qué valorar antes de elegir una fotocopiadora profesional

Antes de ponerte a estudiar qué modelos de impresora tienes disponibles para tu empresa tienes que analizar para qué y cómo se utiliza la que tienes. En primer lugar analiza quién tiene acceso a ella, cada cuánto tiempo la usa, que cantidad de archivos y páginas imprime, etc. Hablar con tus empleados sobre ello te permitirá conocer sus hábitos de impresión, algo imprescindible a la hora de elegir una impresora o fotocopiadora profesional.

Aparte de esto, tienes que averiguar qué tipo de documentos y archivos se imprimen. Si son sobre todo documentos de texto, si son en blanco y negro o en color. Si se utilizan o no las fotocopiadoras para imprimir imágenes o gráficos. Por supuesto, también tienes que tener en cuenta el tipo de negocio al que se dedica tu empresa. Un estudio de diseño no tendrá las mismas necesidades en cuanto a impresión que una oficina de una gestoría, por ejemplo. La actividad desarrollada en la empresa, o en sus principales departamentos, tendrá mucho que ver al elegir una fotocopiadora profesional. Influirá no solo en la elección del tipo de consumible que utiliza la fotocopiadora: tinta o tóner, el que utiliza una impresora láser. También si se opta por un modelo en blanco y negro o a color.

Elegir un modelo multifunción adecuado

En una empresa, por muy pequeña que sea, además de imprimir y hacer fotocopias en muchos casos, también se escanean documentos. Por tanto, es aconsejable hacerse con una fotocopiadora multifunción a la hora de elegir una fotocopiadora profesional. En ocasiones será incluso necesario que pueda funcionar como fax, porque todavía hay empresas que utilizan este sistema para el envío y recepción de determinados documentos. Si tienes clientes que envían y reciben faxes, tendrás que tenerlo en cuenta.

Estos son básicamente los datos que tienes que conocer para elegir una fotocopiadora profesional. Pero también tienes que tener en cuenta el presupuesto. Porque si no es muy elevado, o si no quieres hacer una inversión fuerte de una sola vez, quizá te convenga un contrato de renting de fotocopiadoras en vez de comprar una. Para salir de dudas, lo mejor es que consultes tu caso con una empresa especializada, como Fotocopiadoras Pymes. Anímate a exponerles tu caso y te ayudarán a elegir el modelo más adecuado para tu empresa.

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