Consultoría documental: en alza gracias a las impresoras profesionales multifuncionales

¿Conocéis el término “big data”? Forma parte de los neologismos que lejos de simplemente adaptar el lenguaje, transforman la realidad de la sociedad en la que nos encontramos. Así, lo que siempre hemos clasificado como “gestión documental”, se ha reconvertido en un nuevo concepto con el que gana más fuerza.

La definición más o menos exacta del término “Big Data” por tanto sería la gestión y almacenaje de datos masivos, así como su compartición, análisis y tratamiento, teniendo en el apellido”masivo” su razón diferenciadora de la gestión documental tal como a día de hoy habíamos entendido.

Al superar con esa ampliación del término, los límites que herramientas convencionales como nuestro ordenador es capaz de almacenar o gestionar, se ha visto necesario todo un nuevo ecosistema para su tratamiento en el que las impresoras profesionales multifuncionales así como los softwares de gestión documental forman gran parte. Es así como llegamos al alza actual de la consultoría documental.

La importancia de la consultoría documental en la actualidad

La consultoría documental se alza como herramienta más que importante en la actualidad debido a que a pesar de existir ya ese ecosistema capaz de albergar las masivas cantidades de información que maneja una empresa a día de hoy, no siempre una única solución es la más eficaz o incluso la más válida.

De esta forma, una consultoría documental en manos de profesionales o auditoreada por los directivos de la empresa siempre con conocimiento de causa, permite el diagnóstico de todos los flujos de datos determinando su estructura, recursos y evitando la pérdida de información, además de asegurar el cumplimiento de las leyes vigentes en todo momento (la LOPD por ejemplo).

Así, un documento marcado por su grado de privacidad, podrá ser conveniente que se almacene en un archivador, en un disco duro o incluso mediante la tecnología cloud, siendo la consultoría documental y lo procesos que la marquen el factor determinante para ello.

Cómo ayudan las impresoras profesionales multifuncionales a la consultoría 

¿Y qué papel fundamental juega una impresora multifuncional profesional en todo este entramado de datos y por qué es importante? En los tiempos de la gestión documental a secas, una fotocopiadora multifunción era la herramienta perfecta para el tránsito de analógico a digital y viceversa, pero a día de hoy no sólo actúa de nexo entre las dos realidades: la física en que los documentos descansan en archivadores, y la digital en que lo hacen en forma de archivos, ya sea en la nube o en discos duros.

Así, una fotocopiadora profesional multifuncional deja de ser un nexo para convertirse en un articulador de la actividad documental empresarial, permitiendo no sólo las clásicas funciones de copiado, escaneado e impresión, sino sumando un sinfín de posibilidades en que la tecnología cloud computing, el acceso a distancia o la conectividad a través de varios dispositivos entre los que se incluye el propio disco duro integrado en la fotocopiadora, ganan protagonismo debido a las demandas del big data.

Al facilitar toda esta tarea sin necesidad de tener que elegir entre una opción documental concreta, teniéndolas todas al alcance, no sólo se ahorra en recursos, sino que se mejoran los flujos de trabajo ahorrando también en tiempo. Todo ello mientras transformamos el conocimiento acumulado en valor y beneficios para la empresa.