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En las empresas donde se trabaja con documentos sensibles como bases de datos de los clientes, documentos legales y facturación, entre otros, por lo general se presenta la disyuntiva de cómo se puede llegar a conservar esta información de la forma más adecuada. Es en este momento cuando resulta de gran ayuda el uso de una copiadora profesional, ya que favorece la digitación de la oficina.

Los nuevos equipos multifunción son claves dentro de las Pymes. Hace tiempo que dejamos de trabajar con escáneres, fotocopiadoras e impresoras de inyección, que nos ocupaban mucho tiempo y tenían un mantenimiento costoso. Gracias a la tecnología, ahora contamos con todas esas soluciones integradas en un mismo aparato, incluyendo a mayores la gestión documental o el cifrado de datos, entre otros.

Asimismo, suman funcionalidades como ranuras para memorias USB y micro SD, conexión Wi-fi y Bluetooth, lo que hace que podamos usarlas sin necesidad de estar presentes en la oficina.

Cada vez son más las grandes compañías que apuestan por las jornadas intensivas y el teletrabajo. Si es tu caso y estás pensando de qué manera adaptar tu modelo de empleo, te damos algunas pistas de cómo una copiadora profesional te ayuda en el proceso de digitalización.

 

Funcionalidades de la copiadora profesional que te ayudan a la digitalización de la oficina

 

Impresión wifi. Ya no hace falta estar en el mismo lugar físico de la máquina para imprimir. Una manera de ahorrar tiempo y gestionar mejor nuestros recursos. Podemos mandar a imprimir antes de una reunión o dejárselo preparado a un compañero sin importar dónde estemos nosotros.

Digitalización. El mundo es digital, los documentos también. Todavía hay quien se resiste a dejar de imprimir todo en papel pero si el verdadero objetivo de tu Pyme es la transformación digital es momento de documentar todo en ficheros digitales, incluido el departamento de administración.  Los nuevos equipos multifunción incluyen soluciones de gestión documental. Entre ellos, suben las copias que escaneamos directamente a la nube, sistema de clasificación, tageado para una búsqueda más fácil, copias de seguridad, cifrado de usuarios según necesidades de la empresa, etcétera.

Otras funciones. Las copiadoras profesionales cuentan hoy en día con capacidades como las de enviar por e-mail lo digitalizado, imprimir desde una memoria USB, autenticar usuarios a través de passwords o huellas digitales, tarjetas de proximidad, fijar el número de impresiones máximas por día a cada uno de los usuarios o establecer privilegios a los usuarios.

Beneficios que nos ayudan en la digitalización de la oficina, haciendo que el trabajo del día a día se pueda hacer de la forma más segura y eficiente.  Estos modelos son rápidos y eficientes al contar con una tecnología sofisticada, demostrando que gracias a ellas se ha hecho posible el agilizar muchos de los procesos en las oficinas.

Lamentablemente, muchas pequeñas y medianas empresas aún no han implementado el uso de equipos multifunción. Infórmate de los servicios de renting de modelos en blanco y negro y color y di hola a la oficina del futuro.

 

Fotocopiadoras y Pymes: renting de impresoras profesionales de alta calidad para empresas

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