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Pese a que vivimos en una época en la que el mayor tráfico de información entre empresas o entre particulares es a través de correos electrónicos, en los que a priori no hay necesidad de documentación física, se sigue realizando un gran volumen de impresión a lo largo de cada jornada de trabajo.

Y esto supone un coste. Con el problema añadido de que ni particulares ni empresas se preocupan de saber cuánto les supone en su cuenta corriente o en su balance anual. Os podemos asegurar, que de calcularlo bien, el coste de impresión de una empresa es muy importante..

Para las empresas guardar por escrito la información de valor es muy importante, de ahí que el coste de impresión continúe siendo muy grande, y que, de una manera u otra, los responsables administrativos tengan la responsabilidad de reducirlo lo máximo posible. Para ello hay una serie de recomendaciones que pueden hacer que, a final de mes, abaratemos la factura tanto de papel como de gasto en offset.

 

Principales costes de impresión de una empresa

 

Cartuchos de tinta y tóner

 

Aquí entra en juego el número de impresiones mensual que realicemos, pero el trabajo que hay que hacer, además de seguimiento del número de unidades gastadas de manera mensual, está en tratar de reducir en la medida de lo posible el número de veces que enviamos documentación a la cola de impresión. Antes de dar click a enviar, nos podemos hacer una pregunta: “¿es necesario que imprima esto?”. En caso de duda, es más que seguro que no lo necesitemos.

 

Cantidad de papel utilizado

 

De igual manera que con los tóner y los cartuchos, hemos de llevar un control del número de folios que utilizamos a lo largo del mes. Y no solo del volumen, también de la tipología de folios que tenemos: los de menos gramaje serán de menos calidad, posiblemente, pero también serán más baratos.

En este punto es importante recordar que es importante tener activada la opción de doble cara.

Por tanto conviene que encontremos un equilibrio adecuado, y que para documentación interna utilicemos los de menos calidad, y para aquella información que tenga que llegar a terceros, empleemos el papel de calidad, más caro por norma.

 

Consumo de electricidad

 

Si tenemos la impresora o la fotocopia funcionando constantemente, el gasto eléctrico también vamos a tener que valorarlo al calcular nuestros costes de impresión. De ahí que sea muy importante que las impresoras que utilizamos sean eficientes. Está claro que cuanto más viejas sean, más coste eléctrico supondrán para una misma labor que una nueva.

 

Otros costes de impresión en una empresa ocultos

 

Entrarían en juego, en esta categoría, todos esos gastos ocultos que no solemos tener en cuenta: las distintas averías, los costes de mantenimiento mensuales o anuales, las distintas medidas de seguridad que haya que asumir para que nuestros dispositivos no estén en riesgo, los seguros…

 

Conclusión

 

Está claro que lo más cómodo es no valorar qué nos cuesta imprimir, pero si somos conscientes realmente de cuánto nos supone, ahorraremos una importante cantidad de dinero. De ahí que convenga poner en práctica alguna de las preguntas que planteamos, o al menos, alguna de las recomendaciones.

 

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