Cuándo centrarnos en las diferentes funciones de las impresoras multifunción

Al adquirir un dispositivo multifunción, en más de una ocasión lo adquirimos a modo de pack, conjunto, sin reparar en las distintas funcionalidades y utilidades que nos pueden desempeñar. De esta forma, es común adquirir impresoras multifunción de primeras calidades pero atendiendo únicamente a la capacidad de realizar fotocopias o impresiones.

De esta forma, otras funcionalidades como la posibilidad de funcionar como fax, o el escáner, pasan al olvido centrando la compra, y el posterior uso a las aplicaciones más comunes y, los que tenemos en el día a día al alcance de nuestras tareas.

En la sencillez está el uso: el escáner

¿Por qué en más de una ocasión no hacemos uso de algo tecnológico que tenemos al alcance? Porque pensamos que es mayor el esfuerzo por comprender el funcionamiento que el llevar a cabo la acción.

De esta forma, no escaneamos porque tenemos más al alcance de un click el realizar una fotografía, aunque comprometemos con esta acción la calidad del archivo, notablemente más baja en el caso de la fotografía que en el escaneado, donde se recoge cada detalle milimétricamente.

El escáner debe ser de alta calidad para que justifique su uso mediante una reproducción fidedigna del documento

Es por ello por lo que es muy importante educarnos en el uso de la tecnología y que ésta, se nos presente de la forma más intuitiva y sencilla posible. A una buena impresora multifunción le basta con introducir el documento a escanear y pulsar un botón para que automáticamente se archive en el ordenador en la carpeta que deseemos.

Por otra parte, es de vital importancia que, no sólo por ser multifunción, incorpore un escáner básico. El escáner debe ser de calidad para que, tal como comentábamos antes, compita y gane en cuanto a la calidad de reproducción del documento frente a cualquier otro dispositivo.

Evitar los rodeos con el uso del fax

Cuando pensamos en enviar un fax, los nativos y los que han convivido de pleno en la era digital solemos pensar en algo complejo, en algo del otro siglo. Pero realmente es un elemento muy acorde con la filosofía digital del S.XXI y que se adelantó en su tiempo, una inversión totalmente necesaria para una oficina que quiera estar correctamente comunicada.

Si queremos enviar un documento a un cliente, la forma “tradicional” de este S. XXI dicta su convertido en archivo digital, enviado mediante correo electrónico e impresión desde el dispositivo en el cual se haya abierto el archivo finalmente. Tres pasos que a día de hoy nos parecen sencillos pero que, según la frecuencia con la que el receptor consulte su bandeja de entrada, puede ser más o menos inmediato.

El fax simplifica lo simple: digitaliza e imprime al instante, lo que se traduce en una inmediatez extrema

¿Cómo se puede hacer más sencillo e inmediato aún? Y aquí reside la importancia del fax en estos tiempos. Con la funcionalidad del fax en las impresoras multifunción reducimos de tres a dos pasos: colocando el archivo en la impresora ya se convierte y envía digitalmente para ser impreso directamente desde el dispositivo receptor, que puede recoger en este el documento sin tener que revisar su email. Inmediatez y comodidad en un entorno, el empresarial, en el que cada segundo cuenta.

Por último, el fax de estos dispositivos tiene más posibilidades acorde a los nuevos tiempos, como la más que interesante posibilidad de coordinarse mediante Skype, aumentando de esta forma aún más si cabe la inmediatez.