Diferencias entre una fotocopiadora profesional y un gestor documental

Desde el blog de Fotocopiadoras y Pymes insistimos frecuentemente en la importancia de saber ver las posibilidades que una fotocopiadora profesional puede ofrecer a una empresa más allá de la funcionalidad de copiar, escanear e imprimir documentos. Así, la oportunidad de integrar sin problemas y con toda la seguridad en entornos de red existentes gracias a su arquitectura abierta, novedosos sistemas de gestión como la impresión móvil o el cloud computing, convierten a una fotocopiadora en todo un gestor documental imprescindible en nuestras oficinas.

Cómo funciona un gestor documental

La clave de lo que podemos llamar todo un gestor documental reside en que sea una máquina capaz de poder dar solución a cualquier necesidad de almacenamiento, gestión y seguridad de la documentación empresarial.

Así, un gestor documental frente a una fotocopiadora profesional permite desde mantener la confidencialidad de un documento, delimitando no sólo el acceso a este mediante clave generando una contraseña que bloquea el acceso y la impresión, sino también siendo capaz de “rastrear”la procedencia, creación y manipulación de cada uno de ellos, hasta permitir la gestión desde cualquier lugar, no sólo de la oficina, sino también desde casa o desde el móvil gracias a la tecnología cloud computing.

Cuándo elegir un gestor documental y cuándo una fotocopiadora profesional

Las necesidades de la propia empresa y su tamaño son los dos puntos importantes que determinarán la elección de una opción u otra. Así, si nuestra empresa es de pequeño tamaño y sin apenas división entre las categorías de la plantilla, no habrá necesidad de adquirir una maquinaria que supere las necesidades que pueda generar una empresa de este tipo.

Sin embargo, si nuestra empresa tiene una distribución por rangos, distintos departamentos y la fotocopiadora debe dar respuesta a gran cantidad de los empleados, alquilar un gestor documental que pueda ofrecer servicios como la impresión en cola, o que pueda distinguir entre quienes pueden acceder a un documentos o quienes no, resulta lo más idóneo.

Características de las fotocopiadoras profesionales

Aún frente a las posibilidades que un gestor documental ofrece, no debemos caer en el error que indicábamos al comienzo y limitar la función de una fotocopiadora profesional al hecho de reproducir, escanear o imprimir unos documentos. Así, alquilar una impresora barata aún permite funciones de seguridad como la función de impresión privada, aplicar filtros de direcciones IP y puertos, soporte con los protocolos SNMPv3, SSL e IPSec, autenticación 802.1x, y bloqueo del panel en el caso del modelo Toshiba e-STUDIO385S, donde a pesar de su aparente sencillez, no se suprimen las funcionalidades de la tecnología e-BRIDGE ni la calidad que la marca Toshiba imprime a todos sus productos.