Extensiones de archivo en las fotocopiadoras profesionales con escáner

La gestión documental correcta de una empresa es vital para un funcionamiento eficaz y para mejorar la productividad. Es ahí donde las impresoras multifunción juegan un importante papel, sobre todo aquellas fotocopiadoras profesionales con escáner que nos permiten gestionar los documentos y obtenerlos de la forma que más nos convenga para su almacenaje pero, ¿tenemos siempre en cuenta las diferentes extensiones de archivo que permiten? A continuación describimos las más importantes y por qué debemos usarlas:

Posibles y diferentes extensiones de archivo en las fotocopiadoras profesionales con escáner

• PDF: es la extensión más común y también de las más prácticas. Propiedad de la empresa Adobe Acrobat, tal como indican sus siglas (portable document format) se trata de un formato de documentos portátiles. Tiene su alter ego para Windows en el formato XPS. Ambos formatos tienen su principal ventaja en ofrecer una versión de calidad del documento, fácilmente compatible y reproducible, pesando poco y evitando su edición, lo cual lo convierte en su principal ventaja para el envío documental a terceros, pero también su principal inconveniente a la hora de querer modificarlos.
• JPEG o JPG: se trata del formato estandar para fotografías e imágenes, y el más soportable por la gran mayoría de programas que trabajan con edición de fotografías. Sus siglas indican la intención de su creación y uso (joint photographic experts group o grupo de expertos en fotografía), ya que fue una creación conjunta que data de 1986 para salvar las deficiencias que las imágenes en alta calidad producían al pesar demasiado, y la baja calidad que ofrecían las que pesaban lo mínimo. El JPG comprime la imagen en alta calidad eliminando información no detectable a simple vista por el ojo humano, de forma que no se parecia una bajada de calidad a menos que se aumente el zoom.
• TIFF: a diferencia del formato JPG, el TIFF es un formato que no produce pérdidas, es decir, que escanea y trata tal cual la imagen, comprimiéndola al máximo pero hasta el punto en el que no se tenga que reducir la calidad. Por ello, es el formato seleccionado para la edición de imágenes profesionales pero, debido a su gran tamaño, no se usa ni para la publicación de imágenes en internet, ni para la gestión documental.
• BMP: es el formato propio de los sistemas operativos Windows y que, al igual que el formato TIFF, ofrece gran calidad a cambio de ocupar mucho mas tamaño que el JPEG.
• GIF: es el formato de menor calidad junto al PNG pero también de menor tamaño en cuanto a la escala de formatos para imágenes. Por lo tanto resulta el mejor formato para imágenes donde no se demande una alta calidad o unos gráficos superiores a los 256 colores. Es el caso de páginas webs, donde mayor uso tiene.
• OOXML: la principal característica de este formato, cuyas siglas corresponden a Office Open XML, es que permite el escaneo a formato Word o Powerpoint, significando esto que permite la edición directa de texto e imágenes para documentos escaneados cuyos originales sean en papel y no existan en formato digital.

Cada extensión de archivo por tanto, responde a una necesidad concreta en base a sus posibilidades de edición, tamaño o calidad. ¡Sácale el máximo rendimiento a tu fotocopiadora profesional con escáner conociendo cada una de sus funciones y posibilidades!