Los aliados para una buena gestión de costes de la impresora

Ya sea mensual o anualmente, todas la compañías se enfrentan a diversos gastos íntimamente ligados con la actividad que desarrollan, englobándose dentro de ellos la inversión en los suministros, igual de necesarios para el desempeño diario dentro de la misma.

Es así como su adquisición de un equipo multifunción ocupa una partida importante, sobre todo si nos decantamos por pago en contado en vez del renting de impresoras.  Los expertos recomiendan tener una atención especial en todo lo relacionado con los pequeños gastos de la oficina, desde el número de folios que se gasta hasta la gestión de costes de la impresora.

Si hablamos de compañías con copiadoras en diferentes departamentos, los gastos hasta ahora eran complejos de controlar. Cada empleado tiene unas necesidades distintas y con los antiguos equipos era casi imposible quién era el que más consumía y los motivos.

Pero con las nuevas fotocopiadoras podemos tener el control de innumerables variables. Desde quién da la orden de impresión, tipo de papel que usa, formato en el que lo hace, si es en blanco y negro o color… incluso contamos con las opciones de cifrado. Es decir, que podemos clickar Ctrl+P en nuestro ordenador pero los folios no aparecen hasta que personalmente introducimos una contraseña individual en la fotocopiadora. Así evitamos que se traspapelen documentos o incluso que se filtre información confidencial.

A través de la gestión activa y optimización de procedimientos se aumenta la eficacia, se ahorra dinero y mejora la productividad de la compañía.

Los costes de la impresora pueden dividirse en dos grupos: directos e indirectos. Los directos engloban aquellos que dependen de la forma de usar la impresora. Es decir, el uso de los consumibles, le energía y el papel que se usa; y los indirectos son lo que -aun cuando se encuentran relacionados con las impresoras- no dependen totalmente  del uso de estas. Hablamos de costes de mantenimiento, reparaciones, implantación de políticas de seguridad y gestión e integración de las impresoras.

¿Cuáles son los puntos clave de la gestíon de costes de la impresora?

Generalmente los costes directos son los más importantes, aunque se debe tener muy en cuenta de cada empresa es un mundo y por lo tanto es muy posible que en aquellas donde se tenga una estructura compleja y un gran número de impresoras, los costes indirectos pueden llegar a superar los costes directos.

Para optimizar el entorno de impresión de una empresa no basta con la reducción de los costes directos, por lo tanto.

La mejor opción es tener el apoyo de los servicios de una empresa de gestión de costes de impresión, que se ocupe de todo lo relativo con el análisis, integración y mantenimiento de las impresoras.

De la misma manera, si nos decantamos por el renting de equipos, abonaremos una factura fija cada mes. Ello nos permite saber a cuánto asciende sin costes añadidos y posteriormente solo pagamos exactamente por el número de folios que se impriman, con tarifas distintas para tinta en blanco y negro y color. Por otro lado, el renting incluye mantenimiento, asistencia técnica y cambio de tóners, evitando de esta manera gastos en dicha partida que hasta ahora había que soportar en el balance.