En empresas donde se trabaja con una ingente cantidad de documentos de valor, tales como bases de datos de clientes, facturación, documentación legal, etc., es frecuente el dilema de cómo conservar de forma adecuada toda esta información. ¿Mejor digitalizados?, ¿mejor en formato físico?, ¿qué opción resulta más segura y privada?
Todas estas cuestiones se pueden ver resueltas positivamente mediante la aplicación de la gestión documental y mediante las herramientas adecuadas, de las que destaca una impresora profesional con escáner.
Razones por las que digitalizar mediante una impresora profesional con escáner
La digitalización consiste en pasar de formato físico a una base de datos digital todos los documentos almacenados en archivadores, legajos, etc. Y esta se puede llevar a cabo mediante el escáner de una impresora profesional que te permite almacenarla desde en la memoria de un portátil, hasta en el mismo disco duro incorporado en la fotocopiadora, pasando por otras opciones como el smartphone o la tecnología cloud. Las principales razones por las que debemos animarnos a digitalizar nuestros documentos son:
La seguridad
La seguridad es una de las razones de peso. Si conservamos estos documentos es porque tienen valor en la empresa, y como tales deben cuidarse y protegerse. Tenerlos a libre disposición en archivadores, por mucho que los situemos bajo llave, puede conllevar que en un descuido se hagan accesibles y por tanto, vulnerables.
Por otra parte, mediante la digitalización y almacenaje en varios dispositivos, evitamos que ante un percance, se destruyan o desaparezcan sin dejar copia alguna.
Tecnología como las de las fotocopiadoras profesionales Toshiba e-Studio287cs, permiten no solo que el documento pase de la bandeja de escáner al dispositivo que queramos mediante wireless (incluyendo el cloud computing y los dispositivos móviles), sino también la encriptación de documentos sensibles y la protección mediante contraseña.
El ahorro de costes
¿Cuanto nos cuesta almacenar nuestros archivos? No hablamos ya sólo del coste del papel y el toner de tinta, ni tan siquiera de los archivadores, sino también del espacio que ocupa y que se podría emplear para otras finalidades más productivas.
En empresas de gran tamaño, se llegan a destinar incluso habitaciones enteras para el almacenaje de archivadores apilados en estantes. Todo ese espacio se puede reducir fácilmente al de un servidor o directamente no necesitar espacio si acudimos a servidores externos conectados mediante cloud.
La Responsabilidad Social Corporativa
Antes hemos nombrado el coste del papel como uno de los motivos por los que ahorrar mediante el escaneo de documentos y su digitalización. Pero no debemos quedarnos únicamente con las causas económicas a la hora de medir el gasto en papel: cada hoja que ahorramos, cada papel que reciclamos, supone reducir la huella ecológica: el daño que causamos por nuestra actividad en el Medio Ambiente.
La Responsabilidad Social Corporativa (RSC ) se ha convertido en los últimos años en motivo de preocupación y en una prioridad en las empresas, por lo que delegar la impresión de papel sólo a los documentos que así lo requieran, supone reducir al mínimo las 10.000 hojas de papel que la Fundación Telefónica estima que gasta al año cada empleado.
El aumento de la productividad
Toda digitalización para ser efectiva, debe ir acompañada de una estrategia que permita el almacenamiento digital responsable y adecuado para que se puedan notar sus ventajas. Esto es debido a que puede aumentar notablemente la productividad de los empleados si se archiva digitalmente siguiendo unos protocolos.
¿Cuánto tiempo tardarías en encontrar un documento que necesitas al momento entre cientos de archivadores apilados en estantes? Si se ha seguido un proceso de nomenclatura y clasificación adecuado, digitalmente todo esos minutos buscando el dichoso documento, se reducen a una simple búsqueda por carpetas.
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