Guía para elegir la fotocopiadora multifunción profesional perfecta

Velocidad, capacidad, funciones, integración con otros dispositivos, costes y servicios del renting de impresoras… En qué nos debemos fijar y a qué prestar atención a la hora de visualizar la ficha técnica de una fotocopiadora multifunción profesional puede llegar a abrumarnos, más cuando nuestras necesidades son cambiantes o cuando nuestra PYME aún está por despegar… ¿Cómo asegurarnos de que estamos ante la decisión correcta? A modo de guía, os ofrecemos distintas preguntas que nos debemos hacer a la hora de abordar el renting de una fotocopiadora, con sus correspondientes respuestas que nos ayuden a clarificarlas.

Preguntas y respuestas ante la elección de la fotocopiadora multifunción profesional perfecta para mi PYME

¿Qué tipo de fotocopiadora multifunción alquilar?

Comencemos con la más reveladora: qué tipo elegir. La respuesta que debe determinar tan trascendental pregunta es el tamaño de nuestra PYME. A día de hoy, las fotocopiadoras profesionales ofrecen calidades óptimas en cualquiera de sus versiones, por lo que nos debe preocupar otros factores como la conectividad, la capacidad de operar desde varios dispositivos a la vez, etc.

Si nuestra PYME es pequeña, de no más de 10 empleados, una impresora multifunción láser puede ser nuestro mejor recurso, al dar solución a las necesidades de impresión más básicas con resultados óptimos. Si nuestra empresa tiene mas de 10 empleados, otras funciones como la posibilidad de atender a cualquier usuario mediante cola de espera gestionable, impresión desde el móvil o gestión cloud son opciones a tener en cuenta a la hora de elegir la correcta.

¿Qué funciones y características específicas de mi empresa necesito?

Una multifunción es mucho más que imprimir, escanear y copiar. Por ello, debo atender a las necesidades específicas de mi empresa a la hora de sumar características a la fotocopiadora multifunción profesional.

¿Se recurre a menudo al teletrabajo en mi oficina? Una fotocopiadora con tecnología cloud computing integrada es primordial, ¿estoy constantemente en tránsito por culpa de reuniones o incluso viajes de negocios? Impresión móvil integrada, ¿los clientes traen sus propios documentos sin imprimir? Conexión USB o pantalla con posibilidad de conexión al correo para poderlos obtener, ¿el ritmo de la oficina es acelerado? busque funciones como la opción de escaneo y envío a correo automático, o la impresión privada para no esperar sin exponer información sensible que le puedan facilitar el día a día.

 La impresora… ¿En blanco y negro o a color?

Esta pregunta es primordial, ya que en ocasiones acudimos a fotocopiadoras a color por temer que llegado el momento, no tengamos la posibilidad de imprimir en este tipo. Pero si realmente llegamos a cuestionarnos esta pregunta es porque puede que nuestro día a día gire en torno al blanco y negro, y por tanto, podamos centrarnos en una impresora multifuncional más barata pero de calidad.

Por otra parte, blanco y negro no es sinónimo de menor calidad. Al trabajar sólo en blanco y negro, una impresora profesional multifuncional puede trabajar a mejores velocidades y con mayores funcionalidades que una a color de gama baja o media. Por ello, si nos decidimos por una fotocopiadora multifunción profesional en blanco y negro, podremos elegir entre un precio de renting más reducido o disponer de mejores funcionalidades sin que ello aumente desorbitadamente los costes.

¿Tengo espacio para la fotocopiadora multifunción?

Las fotocopiadoras multifuncionales profesionales son todo un centro de impresión, por lo que podemos encontrarlas de un tamaño bastante considerable. Por ello, si no disponemos de espacio suficiente, debemos considerar alquilar las más compactas y prácticas.

Por otra parte, las de mayor tamaño poseen además de mayores funcionalidades, posibilidades de almacenaje prácticas que por otra parte nos puede hacer ahorrar espacio. En cualquiera de los dos casos, conviene situar correctamente la impresora en un espacio preparado para ello.

¿Qué velocidad de impresión necesito?

Para responder a esta pregunta, debemos atender a las mismas necesidades por las cuales nos guiábamos a la hora de indicar qué tipo de impresora necesitamos.

Nuevamente será el número de empleados el factor determinante. Para una empresa con pocos empleados, rara vez se verá la situación de esperar a que alguien termine de imprimir para comenzar con otro trabajo de impresión o copiado. Pero cuando se tienen en plantilla un número considerable de empleados y se trabaja con documentación abundante, factores como la velocidad de impresión e incluso la capacidad de la bandeja de papel comienzan a pesar en la decisión.

En este caso, se podría valorar el alquiler de una fotocopiadora profesional con capacidad de impresión a gran velocidad y una capacidad de carga considerable en la bandeja de papel, o incluso podría ser interesante contar con dos impresoras profesionales que alivien la carga de impresión, siendo una de ellas en B/N y otra a color para cubrir todo el espectro posible de necesidades sin que ello dispare el presupuesto.