Guía para elegir la fotocopiadora profesional con escáner perfecta

Desde Fotocopiadoras y Pymes siempre hemos insistido en el valor y la funcionalidad de las fotocopiadoras profesionales multifunción en su totalidad. Así, nunca debemos considerar el alquiler de una impresora multifuncional profesional como una simple herramienta para hacer fotocopias, sino como un centro de trabajo y gestión documental que ofrece soluciones que van desde la archivística hasta la movilidad empresarial gracias a sistemas integrados como el cloud computing o la gestión móvil.

Dentro de todas las funcionalidades de una impresora multifunción, el escaner tiene mucho más protagonismo que el de pasar artículos de formato papel a digital, ¿en qué nos debemos fijar a la hora de alquilar la fotocopiadora profesional con escáner perfecta?

Cómo elegir la fotocopiadora profesional con escáner perfecta

A la hora de guiarnos por la función escáner debemos hacernos ciertas preguntas basadas en lo que normalmente escaneamos y la frecuencia con la que escaneamos, para así, de primeras, poder valorar qué peso tiene esta herramienta fundamental de la documentación empresarial dentro de la fotocopiadora profesional perfecta:

¿Que necesito escanear y con qué frecuencia?

Las opciones más comunes y que, por lo tanto, resuelven en gran medida todas las fotocopiadoras profesionales son fotografías y documentos aislados. En cuanto entran en juego otra tipología de documentos como pudieran ser libros, diapositivas, negativos, objetos frágiles como sellos o documentación centenaria o incluso objetos que no sean planos, debemos prestar atención a la ficha correspondiente al escaneo para que podamos elegir la multifunción que nos facilite la tarea y proteja nuestros documentos.

¿Necesito realizar el escaneo de forma manual o automática?

La forma tradicional de escanear siempre ha sido colocando en la superficie de cristal el documento bocaabajo y escanear por la cara correspondiente, pero en ciertas fotocopaidora profesionales encontramos la posibilidad de que el escaneo se realice mediante una bandeja de alimentación.

En el caso de que necesitemos escanear con una frecuencia elevada, esta opción resulta la más cómoda y práctica, ya que nos ahorra tiempo yt esfuerzo de tener que colocarnos in situ frente a la máquina. Por otra parte, mediante la pantalla tactil podemos seleccionar desde el archivo u extensión del documento que deseamos, hasta dónde queremos que nos aparezca escaneado (en el ordenador de sobremesa, en el portátil, en casa, en el móvil, directamente a la nube, etc.).

¿Trabajo con objetos con relieve o frágiles?

Usar una fuente de alimentación automática, obviando la superficie plana, puede conllevar que legajos, documentos frágiles o delicados, se sometan al alimentador y puedan dañarse, por lo que para estos casos debemos atender a hacerlos de forma manual, controlando el cuidado del documento personalmente, o a escáneres que dispongan de soportes específicos para soportar originales. Aunque en estos casos también debemos contar con que la calidad del escaneo suele resultar menor.

¿Trabajo a doble cara?

La función duplex presente en muchas fotocopiadoras multifuncionales profesionales con escáner permite que mediante el alimentador de documentos podamos escanear a doble cara, sin necesidad de intervenir en el girado del documento. También podemos intervenir en la velocidad del escaneado a este respecto si contamos con un escaner a ambos lados, más veloz que un escáner que gire los documentos.

¿Qué resolución necesito?

La resolución en el caso de los escáners que a día de hoy encontramos en el mercado resultan parecido a como ocurre con las cámaras digitales y los píxeles: incluso la de más baja gama ofrece la resolución mínima suficiente como para resultar de calidad. No obstante, encontramos desde 200 píxeles por pulgada (ppp) que proporcionan suficiente calidad para la mayoría de los casos, 300 ppp para un acabado profesional sin ocupar demasiado espacio y 600 ppp para imágenes de alta calidad.

En el caso de querer tomar detalles de una imagen o ampliar el tamaño del documento escaneado (caso de diapositivas por ejemplo), necesitaremos resoluciones por encima de estos 600 ppp recomendados para imágenes de alta calidad.

En definitiva de lo que se trata es, ya que contamos con una herramienta que nos facilita el ahorro de tiempo y la gestión documental de toda la empresa, seamos capaces de sacarle el máximo rendimiento.