Guía para elegir el renting de fotocopiadoras multifunción perfecto

Sabemos las enormes ventajas económicas que tiene el renting de fotocopiadoras multifunción para tu empresa, pero a la hora de decidirnos por esta magnífica opción para el ahorro en PYMES, todavía nos quedan alguna cuestiones que resolver. Cuestiones como qué funcionalidades necesito de forma más recurrente, qué modelos responden a mis necesidades específicas, a las no tan específicas, recurrentes, etc. Para que ninguna de estas preguntas se queden sin respuesta, os ofrecemos una guía para elegir el renting de fotocopiadoras multifunción perfecto.

¿En qué funcionalidades del renting de fotocopiadoras multifunción fijarme?

La principal ventaja de una fotocopiadora multifunción es que integra a la perfección las capacidades de la mejores impresoras, escáner, copiadora y otros dispositivos como el fax o los sistemas de almacenaje mediante discos duros integrados.

Estamos seguros que todas y cada una de estas funcionalidades nos van a ser de gran utilidad en el día a día de nuestra empresa, pero conviene para ello que las tengamos bien presentes y que sepamos interpretar cada una de las capacidades de cada función. Así, por ejemplo, si trabajamos en una editorial o en una empresa donde la archivística tenga un papel fundamental, podría interesarnos el priorizar el número de copias por minuto y/o la capacidad de almacenaje ante que la velocidad de escaneo por ejemplo, de forma que no creemos embudos a la espera de que salgan los documentos frecuentemente.

Para ello, cada una de las fotocopiadora de alquiler para empresas Toshiba, incorporan una ficha en la que se especifican las características generales así como las que refieren a cada una de las funcionalidades: así, según se quiera potenciar una o todas, elegiremos una fotocopiadora de mayor o menor categoría.

¿Impresión a color o en B/N?

No por poder tenerlo todo, debemos elegir aquella opción más completa. Obviamente hay fotocopiadoras profesionales que nos pueden facilitar el trabajo y mucho gracias a sus enormes y prácticas funcionalidades, pero temas como el tamaño de nuestra empresa o cómo se trabajan con los documentos en el día a día pueden servirnos como referencia a la hora de elegir por ejemplo si la fotocopiadora debe ser a color o en B/N.

¿Y por qué tener en cuenta esta decisión? Porque elegir una fotocopiadora en B/N no significa elegir una fotocopiadora de menor calidad: todo lo contrario. Si no nos es estrictamente necesaria la opción “a color” por, podemos elegir un modelo superior a un precio de alquiler asequible que tenga otras funcionalidades que nos sean más útiles que la impresión policromática.

 ¿Qué tipo de conectividad necesito?

Lo más común para una impresora de oficina es que esté conectada mediante WIFI, pero no es ni la única opción ni siquiera totalmente la más práctica. ¿Y de qué dependen otras opciones? Por ejemplo del número de usuarios.

Si la impresora se encuentra en nuestro despacho y somos sus únicos usuarios, una conexión Ethernet ofrece mejores ventajas de conectividad e impide caídas inesperadas o tiempos de espera. Si por el contrario la fotocopiadora multifunción se integra dentro de la organización empresarial, una conexión WIFI es la adecuada para poder dar servicio a un alto número de demandantes.

¿Existen más opciones de conectividad? Alternativas como la que ofrece disponer de puerto USB, el propio disco duro de la fotocopiadora o soluciones como el cloud computing o la conectividad móvil permite una impresión rápida, desde cualquier lugar y con alternativas a tener en cuenta como la privacidad.

¿Qué calidad de impresión necesito?

Nuevamente debemos tener en cuenta las necesidades de nuestro día a día: si sólo trabajamos con documentos como cartas, borradores o escritos, no sólo la opción monocroma puede sernos la más práctica en el consumo de tinta, sino en la calidad de impresión, que sin llegar nunca a ser baja, si que ofrece un considerable ahorro.

Si nuestra oficina trabaja con documentos que se ofrecen a terceros, nos suele interesar una buena calidad para el texto y los gráficos vectoriales, por lo que una impresora láser puede ofrecernos la mejor solución, ya sea monocroma o a color.

Si trabajamos primando la calidad gráfica, existen fotocopiadoras Toshiba de alquiler profesional que ofrecen calidades excepcionales a este respecto.

En definitiva, en este sentido debemos tener en cuenta la siguiente escala de necesidades:

• ¿Trabajamos con textos?: una impresora multifuncional B/N es nuestra mejor opción.
• ¿Trabajamos con gráficos?: una impresora láser multifunción es nuestra mejor opción.
• ¿Trabajamos con fotografías?:  una fotocopiadora a color multifuncional profeional es nuestra mejor opción.

¿Qué velocidad y cantidad de impresión necesito?

Ya lo indicábamos a la hora de hablar de las funcionalidades: no debemos obviar características como la velocidad o capacidad de almacenaje de papel de las fotocopiadoras, ya que es algo que aunque no atendamos a ello a la hora de visualizar la ficha, nos puede hacer ahorrar mucho tiempo y con ello mucho dinero.

Si nuestra fotocopiadora multifunción es de las que se encuentra en medio de una oficina de mediano/gran tamaño y con la que se trabaja constantemente con documentos, debemos atender a una velocidad que al menos nos permita las 30 páginas por minuto para evitar que se formen colas o que no esté disponible la impresora cuando la necesitemos.

Esta es una de las funcionalidades en las que una fotocopiadora monocromática puede funcionar mejor que en una policromática, donde de media podemos obtener hasta 40 páginas por minuto.

Respecto a la cantidad, si ahorramos tiempo imprimiendo gran cantidad de páginas por minuto (PPM) pero lo perdemos teniendo que realizar carga continuas de papel, estaremos perdiendo una ventaja por no haber aprovechado convenientemente otra.

Por último, podemos atender a otros factores en los que no solemos reparar como el tamaño mínimo y máximo de papel (A3, A4…), impresión en ambas caras a la vez, clasificadores automáticos etc.

En definitiva, siguiendo correctamente esta guía y sabiendo cómo interpretar las características de una impresora profesional, podremos no sólo ahorrar, algo que ya hacemos con el renting de fotocopiadoras, sino también dar con la impresora perfecta: aquella que no sólo se adapta a nuestras necesidades sino que nos facilita el trabajo allí donde más lo necesitamos.