Los responsables de adquirir o renovar el material con el que se trabaja a diario en la oficina tienen ante sí una tarea que en muchos casos se convierte en un auténtico rompecabezas. El desconocimiento de las prestaciones y características de algunas piezas clave en el entorno laboral como puede ser una fotocopiadora convierte este paso en una asignatura de lo más compleja.

Con el objetivo de que los encargados de estos fichajes tecnológicos den en el clavo, adjuntamos una pequeña guía útil para interpretar y conocer las características básicas que definen a las fotocopiadoras profesionales para dar respuesta a las necesidades reales de las empresas y no incurrir en gastos innecesarios.

¿Qué es una fotocopiadora de tipo profesional?

Como punto de partida es interesante conocer qué es o qué debemos entender por fotocopiadora profesional. En el mercado existen en la actualidad diversas máquinas adaptadas a los ambientes en los que serán empleadas. De esta forma, tendremos a nuestro alcance máquinas para el hogar -más sencillas y con tamaños reducidos-, para la oficina -con mayor velocidad y prestaciones superiores a las anteriores- y las denominadas profesionales.

Dentro de este último grupo encontraremos fotocopiadoras de una gama superior, máquinas que ofrecen muchas más posibilidades de automatización de tareas, prestaciones vinculadas a la gestión de datos, papel, clasificación de documentos, velocidad en la ejecución de las copias y mayores guiños al ahorro.

Las fotocopiadoras profesionales ofrecen múltiples posibilidades de automatización de tareas, mayores guiños al ahorro y una velocidad destacada a la hora de ejecutar las copias.

Dicho esto es interesante saber también que existen diferentes tipos de fotocopiadoras que, según su forma de operar se ajustarán mejor o peor a las necesidades de los entornos laborales. De ahí la existencia de fotocopiadoras xerográficas y electroestáticas. Brevemente, las llamadas xerográficas son aquellas que emplean papel normal y las electrostáticas, aquellas que  hacen uso de un papel sensible especial.

Planificar a medio plazo y evaluar las necesidades reales del entorno laboral

Para acertar con las características que mejor responderán a las necesidades de la oficina es preciso valorar el volumen de trabajo que recibirá la máquina y hacer una previsión a medio plazo. El entorno cambiante de los negocios convierte para la mayoría la opción del alquiler de las fotocopiadoras en una buena inversión para responder con mayor margen de maniobra a los aumentos o disminuciones en el flujo de trabajo.

Con este escenario definido sabremos qué tareas recaerán en estas máquinas y tal vez, la palabra multifunción sea toda una revelación. Fotocopiadoras como la Toshiba e-STUDIO2051c responden a esta característica destacada en esta guía y que no es otra cosa que reunir en una misma pieza diferentes prestaciones que van desde los servicios de fotocopiado, al fax, escáner,etc en lugar de optar por máquinas diferentes.

Velocidad y prestaciones adicionales: dos puntos que se deben valorar

Asimismo, entre las prestaciones que debemos tener presentes a la hora de fichar una fotocopiadora profesional está la velocidad con la que proporcionará las copias, más en ambientes laborales donde se debe mantener un flujo de trabajo rápido y con los menores parones posibles. En este punto debemos atender a las siglas Ppm que son las páginas por minuto que la máquina será capaz de ofrecer.

Y para terminar valorar qué opciones adicionales prestan las máquinas, entre las que figuran el ordenado de documentos, perforaciones, grapados, etc que pueden ser interesantes a la hora de evaluar las características de unas y otras fotocopiadoras para tener todos los procesos de trabajo a los que puedan dar cobertura bien estudiados.