La importancia de conocer las funcionalidades de una impresora profesional

Como herramienta de trabajo la impresora ha venido experimentando un proceso evolutivo sumamente importante. Ha pasado de ser un dispositivo que solamente nos servía para imprimir a convertirse en una gran solución “todoterreno” que aparte de escanear, hacer copias y enviar faxes, cuenta con sistema operativo propio el cual le permite trabajar de manera independiente hasta el punto de operar como gestor de archivos.

Como puedes ver este cambio ha sido bastante grande y gracias a él la impresora ha adquirido dentro de la empresa un papel relevante en comparación al que tenía hace unos años. De hecho, en el entorno laboral es habitual ver cada vez equipos más grandes y solventes. No nos conformamos con una copiadora en blanco y negro sencilla. Buscamos un equipo multifunción que nos permita ser autónomos sin que ello implique un sobrecoste. De hecho, gracias a los servicios de renting de fotocopiadoras, cada vez más extendidos, la compañía paga un fee mensual fijo más el coste del número de copias real que haya realizado.

Hacer la elección adecuada, implica ponerse al día de las funcionalidades de una impresora profesional. Cada departamento es un mundo así que toma papel y boli porque es momento de hacer la lista de necesidades.

Cómo acertar al elegir impresora profesional para una empresa

Toca renovar impresora y, ya que nos ponemos, queremos identificar el modelo más adecuado a nuestro estilo de trabajo. Para ello, se recomienda llevar a cabo un estudio previo que nos ayude a conocer a fondo cuáles son los requerimientos reales de la misma.

¿Qué tipo de trabajo realizáis? ¿Soléis imprimir grandes volúmenes de documentos? ¿Escaneáis? ¿Existe la modalidad de teletetrabajo en el despacho? ¿Cómo gestionáis los documentos? ¿De forma individual o tenéis algún estándar marcado?

Sí, como estás notando hay que hacer un examen exhaustivo y para ello hemos de hablar con los miembros del departamento en cuestión que van a hacer uso de la nueva máquina.

De igual forma se deben valorar otros aspectos importantes como lo son la necesidad de disponer de capacidades multifunción y de otras características avanzadas. No se debe pasar por alto las medidas de seguridad que se tienen que implementar, ya que las impresoras de última generación están conectadas a wifi y, por tanto, son vulnerables a virus y ataques de hackers.

Si soléis viajar, con los nuevos modelos de conexión podéis dar órdenes de impresión desde el propio móvil o Tablet. Es muy cómodo para llegar a nuestro puesto y tener toda la documentación a mano. Por no hablar de la cantidad de cables que evitamos por el suelo y mesas.

Asimismo, los nuevos modelos aportan información exacta de los costes mensuales que se están generando dentro de la empresa por impresión. Ello ayuda a establecer presupuestos departamentales o hacer las restricciones y controles que se consideren necesarias.