Si hay algo que ha ocupado páginas y páginas de prensa en el último año es la nueva normativa de protección de datos que vino a cambiar muchas cosas. Hay pocas cosas de las que seamos más celosos que del uso que se hace de nuestros datos, especialmente si los va a usar una empresa.

Los sistemas de cifrado se han vuelto cada vez más sofisticados y las dobles contraseñas se recomiendan en casi todos los sistemas donde existe información susceptible de clientes.

Con la democratización del wifi, pasamos a compartir información no solo a través de móviles y ordenadores, sino que hay un sinfín de dispositivos que tiran de esa red para transferir datos. ¿Y nos fijamos en cómo están protegidos los mismos?

Ocurre algo similar con los equipos de copiado. ¿Recuerdas cuando había que configurar las máquinas de una oficina y colocar los archivos en una carpeta común para mandar algo a imprimir? Todo eso queda muy lejos y por suerte los nuevos equipos multifunción con conexión wifi incorporan sofisticadas soluciones de cifrado de datos.

¿Disponen todos los modelos de impresión confidencial?

La impresión confidencial consiste en la introducción de una contraseña cada vez que mandas a imprimir un documento. Ello implica que los folios no salen a la bandeja hasta que físicamente no nos hayamos acercado a la fotocopiadora e introducido nuetro password personal.

Son bastante obvias las ventajas de este sistema, tanto en lo que respecta a la gestión del tiempo como en la reducción de los riesgos. Usando el sistema de impresión confidencial se evita tener que salir corriendo para evitar que otra persona pueda llegar a leer nuestros documentos o que en el peor de los casos se lo pueda llevar por “equivocación”.

Las principales mejoras de la impresión confidencial son:

• Ahorro de costes dado que desde el departamento de Administración se puede llevar un control de qué imprime cada empleado (número de copias y si son en blanco y negro o en color). De la misma manera podemos extrapolar información por departamento, despacho, etcétera.
• Se puede asignar un PIN a cada empleado. De esta forma, garantizamos que cumplimos con la RPGD que comenzó a aplicarse en 2018.
• Hacer una configuración personal para cada usuario.
• Poder establecer políticas de impresión.
• Fijar cuotas de impresión por usuario o departamento.
• Asignar copias e impresión a los proyectos.

A corto y medio plazo ello se traduce en:

• Eliminación de malas prácticas e identificación de empleados que más consumen. Así podemos tomar medidas y aplicar medidas para un mejor uso de los equipos multifunción, si es necesario.
• Mejora la disponibilidad del servicio de impresión y digitalización.
• Se mantiene la confidencialidad de los documentos impresos en todo el proceso de trabajo. Desde que el empleado enciende su ordenador con su usuario y password hasta que se levanta de su puesto de trabajo para recoger los folios que ha mandado imprimir.