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En el ambiente laboral palabras como gasto o ahorro están a la orden del día y más cuando hablamos de inversiones destinadas a la compra y mantenimiento de material de uso común en las oficinas. Las impresoras son una pieza clave dentro de este apartado y es por ello que decantarse por un modelo apropiado y conocer algunos consejos de utilización puede ser de gran valor para sumar puntos en la citada parcela de ahorro.

Contar con un estudio detallado de las necesidades de la empresa es un aspecto clave en este sentido, así como valorar la opción del alquiler de las impresoras en lugar de su compra. Una posibilidad que no se debe perder de vista, ya que permitirá a los responsables de gestionar estas operaciones actuar con mayor margen de maniobra si las necesidades iniciales de la empresa cambian en el corto y medio plazo.

Evaluar de forma detallada las necesidades de la empresa y las rutinas de trabajo de los equipos es clave para acertar con la impresora y ahorrar dinero. Además, es importante valorar la opción del alquiler al aportar mayor flexibilidad ante posibles cambios en las rutinas de trabajo.

Diferentes opciones ajustadas a las rutinas de trabajo

Al hablar de ahorro una opción interesante es decantarse por impresoras en blanco y negro baratas. Una alternativa en la que existe una amplia gama de modelos interesantes que pueden ajustarse a la perfección en precio, calidad y rendimiento a las rutinas de trabajo de las oficinas.

Para hilar lo más fino posible en la elección de la impresora es importante también tener claras las necesidades de los diferentes equipos de trabajo, así como el volumen de impresiones que abordarán las máquinas en su día a día. Unos valores que nos permitirán ajustar las impresoras lo máximo posible a la forma de trabajo de las oficinas y evitar desembolsos innecesarios.

Impresión en B/N

Consejos para ahorrar con el máximo rendimiento

Con este primer escenario claro, el siguiente paso es adaptar el trabajo interno a algunas pautas que permitirán a las empresas contener sus gastos. Para no derrochar ni un solo euro, los profesionales del sector de la impresión recomiendan, por ejemplo ajustar los parámetros a la hora de sacar las copias teniendo en cuenta variables como la calidad, la resolución y las opciones de ahorro de cartucho.

Emplear el papel adecuado para cada uso permitirá aumentar el ahorro y no caer en copias innecesarias recurriendo, por ejemplo a un papel especial para las portadas de documentos o algún tipo de papel reciclado que pueda responder mejor a otros usos. De igual manera, las impresiones a doble cara son una buena vía para contener el gasto, ya que permiten rebajar en un 50% el consumo de material empleado en las impresiones.

Imágenes, tipografías y elementos digitales bajo control

La selección de la tipografía deja también su huella en el ahorro de tinta, ya que el uso de determinadas letras representa un gasto mayor que otras. En este sentido, si se busca contener el desembolso es preferible apostar por caracteres tipo Garamond en lugar de otros como la familia Impact.

Revisar las imágenes y comprobar si hay una necesidad real de imprimirlas, al igual que los gráficos o aquellos motivos que aparezcan en los documentos  es otra opción útil para evitar sacar en papel elementos que realmente no aportan demasiado.

Y si se imprimen informaciones extraídas de internet es interesante estar bien atentos a lo que se lanzará a imprimir, ya que por lo general una vez aceptada la impresión comienzan a acompañar a los documentos seleccionados páginas y páginas de publicidad. Una realidad bastante incómoda para la que ya se puede recurrir a programas especiales que permiten seleccionar aquellos elementos que son de interés y descartar el resto.

 

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