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Las necesidades de impresión para una pequeña y mediana empresa pueden ser múltiples. Por esta razón cuando se decide alquilar una impresora es importante buscar aquella que mejor se adapta a las necesidades de cada compañía y estar seguros de que será la opción más eficiente y práctica.

Las impresoras multifunción se han convertido en un elemento indispensable en cualquier empresa. Atrás ha quedado la época en que las oficinas albergaban multitud de dispositivos, cada uno para cumplir una función. Con las impresoras multifunción o multifuncionales, las empresas han podido reducir el número de dispositivos gracias a estas máquinas que realizan varias tareas y permiten despejar espacio en la oficina y ahorrar tiempo y dinero a la empresa.

De esta forma, en un mismo aparato podemos imprimir documentos, fotocopiarlos o escanearlos, además de muchas otras nuevas funciones que facilitan el trabajo en la oficina. Encontrar la más adecuada para unas necesidades concretas será una forma de optimizar los recursos.

¿Qué debemos tener en cuenta para alquilar una impresora multifunción?

Básicamente, para alquilar nuestra impresora debemos valorar todas las necesidades de impresión de la compañía. Las impresoras multifunción serán el punto de partida, pero a partir de ahí podemos optar por múltiples variaciones con nuevas funciones que se adapten a las necesidades de la empresa.

  • Color o monocromo. Es un punto importante ya que no cuesta lo mismo una impresora que sólo necesita tinta negra que una que puede necesitar varios cartuchos en diferentes colores para combinarlos e imprimir todo un abanico de tonos distintos.
  • Tamaño de impresión. Lo más normal es optar por impresoras multifunción que imprimen en un tamaño máximo de A4. Sin embargo, no todas las empresas son iguales ni tienen las mismas necesidades de impresión. Quizá necesitamos imprimir en tamaños más grandes, como A3 y por lo tanto nuestra impresora debe tener capacidad para imprimir en este tamaño.
  • Velocidad y calidad de impresión: Son dos aspectos esenciales de cualquier impresora multifunción para oficinas. La velocidad ayudará a los empleados a no perder el tiempo esperando a imprimir un documento, y con la calidad obtendremos unos resultados más profesionales. En función de las impresiones que hagamos, podremos optar por una impresora multifunción que pueda asumir una carga de trabajo importante o bien por otra más sencilla que no ofrezca tanta velocidad y una calidad aceptable.
  • Conectividad. Para el trabajo en una oficina, la conectividad es importante y más cuando son varios los dispositivos que se van a conectar a la impresora multifunción. Las impresoras con conexión wifi son la mejor opción ya que permiten conectar de forma inalámbrica y a la vez varios ordenadores sin tener que desplazarse o conectar cables.

El ahorro para la empresa

Con las impresoras multifunción para oficinas hay 3 tipos de ahorro, importantes hoy en día para cualquier pyme. Por un lado se consigue ahorrar en espacio en la oficina ya que un solo dispositivo puede realizar las funciones de copiar, imprimir o escanear, en lugar de tener 3 máquinas para cada una de ellas.

Además, también se ahorra en el coste de adquisición porque sólo necesitaremos una impresora en lugar de 3, resultando mucho más económica, práctica y útil.

Por último, también supone un ahorro en consumibles. En lugar de tener cartuchos de repuesto y desperdiciar en tres tipos de consumibles solo tenemos uno para todas las funciones de nuestra impresora multifunción.

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