Aspectos a tener en cuenta a la hora de imprimir documentos para clientes

El papel nos ha acompañado a lo largo de cientos de años. Si bien es cierto que con la digitalización tendemos a consumir información y leer sobre pantalla, tampoco cabe duda que todos los documentos importantes se siguen sacando en formato impreso.

Contratos, acuerdos, presupuestos… todos ellos entran mucho mejor por la vista, generan más seguridad, confianza,… por no decir de que la lectura es mucho más agradable cuando lo tenemos en las manos. De la misma manera, sigue siendo relevante la manera en que presentamos portfolios o trabajos a proveedores o clientes. El fondo es muy importante, pero la forma no lo es menos.

Factores clave a la hora de imprimir documentos para clientes

En dicho momento pesan mucho:

• La imagen. El trabajar con un equipo de diseño facilitará que el contenido que deseamos presentar se adapte a un determinado formato. Lo podemos hacer en modelos estándares como el A4 o el A3 o innovar, tanto en tamaño como en acabados.
• El tipo de papel. La textura y el gramaje se asocian a calidad. A mayor peso de cada impresión, el cliente percibe que hemos dedicado más esfuerzos en ofrecerle nuestro producto, hemos cuidado los detalles, invertido en él, etcétera. Las texturas lo completan. Los acabados relieves y rugosos generan sensaciones agradables que influyen en la primera impresión que nuestro comprador tiene de nuestra compañía.

Al margen de estos detalles, el cómo se presente la tinta también suma… o resta. ¿Imaginas un buen diseño con tintas corridas o que se note que el tóner se estaba agotando? Sería todo un despropósito. Con los equipos multifunción que existen en el mercado tenemos la posibilidad de seleccionar opciones avanzadas desde la Configuración de nuestro equipo. Si no sabes cómo hacerlo, sigue atento estos consejos para imprimir documentos a clientes.

Cómo sacar partido a la impresora para un mejor acabado de tus trabajos

• Revisa bien el documento antes de pulsar Ctrl+P. Lee con detenimiento cada párrafo, bien en pantalla o imprimiendo en opción borrador para no consumir mucha tinta. No olvides tampoco pulsar la opción de a doble cara para ahorrar papel. Es momento no solo de detectar errores gramaticales o tipográficos sino también de maquetación. Comprobar si los sangrados son adecuados en todas las páginas, si las imágenes no se desconfiguran, si tienen la calidad y píxeles adecuados, qué tipografías hemos utilizado,…
• No peques de avaro, usa la impresora a color independientemente del número de hojas que tenga la presentación. El documento será más agradable y no perderás el impacto que sí te podría ocasionar el hacer uso del blanco y negro.
• El modo borrador es solo para eso, no hagas uso de él en acabados para clientes. Podrías encontrar detalles que a priori te parecían insignificantes pero que transmiten una imagen poco profesional de lo que estás ofreciendo. ¿Tienes dudas sobre cómo sacar el rendimiento adecuado a tu copiadora a color? Consúltanos.