Lugares estratégicos para colocar la fotocopiadora multifunción en PYMES

La fotocopiadora multifunción es un elemento muy importante en una oficina. No sólo debido a las aplicaciones que facilitan el día a día en las tareas, sino porque es un punto de trabajo que, correctamente situado puede resolver temas que ni se nos había planteado que pudiera solventar más allá de fotocopiar, imprimir o escanear o enviar un fax.

Situada para aumentar la productividad

La productividad no sólo se mide en el tiempo que estamos frente al ordenador. Es en los pequeños detalles como los tiempos que tardamos en desplazarnos de un puesto de trabajo a otro en los que se aprecia un incremento o descenso de la productividad según se faciliten o se entorpezcan estos desplazamientos.

Para que una fotocopiadora multifunción para PYMES esté correctamente situada sin que interfiera en demasía en la productividad, debe estar al alcance de igual forma de todos los empleados que la hagan uso. Si somos una empresa con un número considerable de empleados, deberíamos plantearnos la posibilidad de tener más de un dispositivo en la oficina. Si hay cierto sector que trabaja con mayor regularidad con ella que otro sector de la empresa, la fotocopiadora debe estar situada en el sector donde proporcione un mayor uso.

Normalmente el sector administrativo, por su carácter documental, suele hacer mayor uso de una fotocopiadora multifunción que el sector comercial. Por tanto, la fotocopiadora debe estar situada de forma que ahorre en tiempo y desplazamientos al sector administrativo frente al comercial.

Un punto de reunión

En ocasiones, las fotocopias o la función que desempeñemos con la fotocopiadora multifunción dura cuestión de minutos, pero en otros casos, podemos llevarnos un buen rato frente al dispositivo, sobre todo en tareas como el escaneado donde no podemos automatizarlo.

En este caso no sólo conviene que se tengan en cuenta características de la impresora como una bandeja amplia y la mayor cantidad de impresiones por minuto, o incluso el uso de dos dispositivos para que ante la necesidad de uso de otro empleado, no tenga que esperar a que acabemos, sino también que el entorno de la fotocopiadora permita que no detengamos nuestro trabajo ante la espera.

Una buena manera de solventar este problema es que esté situado en un espacio independiente del resto de la oficina (una sala o incluso un pasillo), donde podamos aprovechar para tener charlas con el resto del departamento, revisar las tareas a modo de reunión o, incluso también bueno para la productividad, tener una conversación distendida con el equipo.

Un espacio agradable

Tal como acabamos de anunciar, un momento de relax también es bueno para la productividad. Tras horas y horas frente al ordenador o sentado en una silla, los momentos en los que nos levantamos y acudimos a la fotocopiadora para recoger impresiones o realizar copias, mandar un fax, escanear etc. Pueden servir de pequeño descanso.

Situar la fotocopiadora en un entorno agradable, separado del entorno de trabajo, puede servir para que durante unos minutos nos evadamos de la presión del trabajo y nos concedamos un merecido descanso que relaje a nuestra mente.