Principales normas y procedimientos de impresión en la oficina para tus empleados

En toda empresa los protocolos son importantes. Es necesario saber cómo actuar en cada caso y no se trata de un elemento tanto de control como de tranquilidad de todos los miembros del equipo.

La eficiencia pasa por una correcta asignación de proyectos y tareas y de que todos los elementos que los rodean fluyan adecuadamente. En todo ello, nos encontramos algunos que consideramos “comodities” pero que cuando se da alguna avería se genera el caos.

Los procesos de impresión en la oficina son uno de ellos. La tecnología también es importante en los equipamientos técnicos con los que trabajamos y no entendemos una oficina sin que todo opere en red, de forma inalámbrica e inmediata.

Por tanto, la impresora láser con la que contemos va a ser importante. Actualmente, tenemos a nuestra disposición grandes máquinas multifunción que incluyen soluciones como focotocopiadoras, impresoras, escáner y permiten compartir documentos. ¿El problema? No sabemos usarla, están infrautilizadas, o se utilizan para fines no adecuados, por abuso o falta de información.

¿Se puede establecer un protocolo de uso de la impresora multifunción? Claro que sí. Te explicamos cómo.

Procedimientos de impresión para la fotocopiadora con fines profesionales

Documento escrito. Lo primero que has de realizar, bien desde el de Departamento de Recursos Humano o el de Compras, es protocolarizar el uso de impresoras y otras máquinas comunes. Siempre dejando claro que solo son para uso profesional y si existe alguna penalización ante el incumplimiento de la normativa. No es tanto un tema de gasto como de aprovechamiento de los recursos y de priorizar a las personas que realmente necesitan hacer uso de la impresora multifunción y no pueden por motivos varios.

Averías. Incluir un cartel y pasos a seguir en caso de avería de la impresora multifunción. Asimismo, conviene facilitar una breve guía para cuando ocurren averías menores que se pueden arreglar en la propia oficina como qué hacer en caso de atasco de papel, cómo cambiar los cartuchos, cómo proceder cuando una bandeja da error, etcétera.

Facilitar el entendimiento de la fotocopiadora multifunción. Suele ser habitual que la empresa compre una buena impresora pero que no dedique ni un minuto a formar a sus empleados sobre su uso. Así la infrautilizamos sin conocer enormes opciones que incluyen ahora las impresoras de última generación, diseñadas por equipos de ingenieros y expertos en usabilidad para hacernos la vida más fácil. Tener a mano la guía de uso a veces no es práctico, por eso se recomienda crear algún gráfico con los principales usos y ponerlo al lado de la máquina para que todos los empleados sepan cómo utilizar el panel de control y los pasos a seguir en cada situación.

Tipo de papel y calidades. Informar, asimismo, del tipo de papel más recomendado para alargar la vida de las máquinas y por qué es importante respetar este punto.