Normas de uso para empleados de la fotocopiadora profesional multifuncional

Una fotocopiadora profesional multifuncional puede convertirse en el bien más preciado de cualquier empresa. La necesidad de imprimir documentos está en el orden del día, y hacerlo con este tipo de dispositivos no solo asegura una buena calidad de impresión, sino también optimizar los recursos de una empresa y velar por su confidencialidad.

Pero todo tiene un precio. ¿No quieres desembolsar una gran suma para tener el mejor equipo de impresión? No importa, igualmente puedes tener acceso a esta tecnología para utilizarla en favor de tu empresa. El servicio de renting de impresoras ofrece la mejor relación calidad-precio: puedes disponer de una fotocopiadora profesional multifuncional por una módica cuota al mes.

Esta es la mejor opción para no vernos obligados a realizar una gran inversión sin tener la seguridad de que lleguemos a rentabilizar el coste del equipo o este quede anticuado en un corto periodo de tiempo.

El mantenimiento y el soporte técnico que ofrece el alquiler de una impresora asegura que siempre esté en pleno funcionamiento. No obstante, los trabajadores de la empresa se convertirán en responsables directos de que la fotocopiadora experimiente el mejor rendimiento.

Recuerda cuando utilices una fotocopiadora profesional multifuncional en tu oficina…

1. Para uso profesional

El Departamento de Recursos Humanos debe encargarse de que todos los empleados se comprometan verbalmente o por un documento escrito a hacer un uso profesional de la impresora. En caso de incumplir la normativa, deberá imponerse alguna penalización. El objetivo es protocolarizar el uso de estos dispositivos. No solo se trata controlar los recursos de la empresa, sino también priorizar las personas que necesitan utilizar la fotocopiadora con fines profesionales.

2. Tener soluciones ante averías

Una fotocopiadora profesional multifuncional es una responsabilidad compartida. Cuando la terminamos de utilizar debemos cerciorarnos de que la siguiente persona que la haga servir no tenga ningún problema. Es conveniente, por lo tanto, que todo el mundo que utilice estos dispositivos conozca una breve guía en caso de avería de una impresora multifunción: sobre atascos de papel, cambios de cartuchos, cuando la bandeja da error, etc.

3. No imprimir sin pensar

El uso de una impresora implica un gasto. Dando por sentado que tenemos en mente las conductas más apropiadas para proteger el medio ambiente, también debemos optimizar los recursos de la empresa. Puedes ahorrar tinta en la impresión de documentos de muchos modos: cambiando la fuente, imprimiendo en modo borrador o cambiando la configuración de página. Recuerda controlar el gasto de papel: optimizar el espacio de las páginas que se impriman y valorar en cada ocasión si es necesario realizar una impresión o no.

4. Resguardar la confidencialidad

Los cibercriminales acostumbran a utilizar las impresoras como vías de acceso por ser más vulnerables que otros dispositivos. Es obvio que lo normal es no tener conocimientos para prevenir o evitar estos ciberataques externos, no obstante, sí podemos hacer algo para proteger la confidencialidad y la seguridad en impresoras: no exponer la bandeja de salida. Si imprimimos documentos de alta importancia, es recomendable recogerlos automáticamente y no dejarlos en la bandeja de salida por mucho tiempo porque pueden terminar en manos contrarias a los intereses de la empresa.

Elige la impresora que necesita tu PYME, establece una serie de normas para los trabajadores de la empresa y empezad a disfrutar de un equipo de impresión pionero al precio más bajo y con las mejores condiciones.