Diferentes opciones empresariales para la gestión documental

Cuando trabajamos en una oficina, con el tiempo nos damos cuenta de un factor crítico que generalmente está mal gestionado. ¿Qué hacemos con todos los documentos que tenemos? La digitalización llegó ya hace tiempo pero seguimos teniendo miedo a desprendernos de las decenas de carpetas que ocupan los armarios y esos papeles que tenemos guardados “por si acaso”.

Hay un hecho fundamental y es que, rara vez, hay una persona en plantilla que se dedique en exclusiva a la gestión documental empresarial. ¡Con lo que facilitaría la vida a todos! Y, los documentos que ya tenemos en formato digital, resulta que no responden a ningún estándar ni orden concreto y cada uno los guardamos en nuestro ordenador como nos conviene.

¿En qué deriva todo ello? En el caos.

¿Cuántas veces se ha puesto un compañero enfermo o ha dejado la empresa, intentas ir a buscar algo en sus carpetas, y lo encuentras una tarea titánica? Normal. Pero, teniéndolo todos tan claro ¿por qué este proceso no está estandarizado?

Consejos para mejorar la gestión de documentación en una Pyme

Software de gestión documental. No hablamos de escanear folios sin sentido. Contar con toda la documentación de la empresa en formato digital y bien organizada implica mayores ventajas a la hora de dar mejores respuestas a los clientes (y más argumentadas así como poder generar informes mucho más completos dado que tenemos acceso a un montón de datos que no sabe usar la competencia. También nos ayuda a unificar criterios. No es raro ver departamentos de administración que operan con contratos y facturas en forma digital y en papel indistintamente, dando lugar a documentos repetidos, desorganización, información sesgada,… Depender de un software tiene muchas ventajas y una gran desventaja: que hemos de realizar una nueva inversión en licencias y formación de equipos. ¿Te apetece? ¿Estáis preparados?

Digitalización con nuestro equipo multifunción. Se trata de una opción menos conocida pero muy útil para las empresas. Por una parte, porque no requiere de una inversión extra. Podremos digitalizar todos nuestros documentos desde nuestra impresora de última generación, que nos permite ordenar todos los archivos y que estén localizables en un mismo punto para toda la oficina. No dependemos de conocer la contraseña de otro ordenador o adivinar en qué carpeta lo guardan porque todos los miembros de cada departamento operaremos de la misma manera. Si tu impresora no permite esta función, 2018 es un buen año para informarte sobre los mejores renting de impresoras y adquirir el mejor modelo para tu compañía sin incurrir en un gran gasto que desmonte tu tesorería. También merece la pena valorar los equipos de impresión remanufacturados. Consulta con nuestro equipo cómo reacondicionar tu equipo antiguo o nuestros modelos disponibles. Son equipos de alta gama y primeras marcas como Toshiba, así que los buenos acabados de impresión, servicio técnico y alto rendimiento están garantizados.

¿Quieres ganar en tiempo y eficacia? ¡Es tu momento!