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El ritmo de trabajo en la oficina, en lo que a maquinaría y materiales se refiere, requiere de una buena selección que permita dar con la combinación exacta capaz de responder como corresponde a las palabras utilidad, eficacia y ahorro. Los responsables de seleccionar las herramientas clave en el día a día de las empresas, como son las fotocopiadoras, deben tener claras algunas premisas entre las que figuran los siguientes pasos básicos que les ayudarán a elegir los productos con mayores garantías.

La pregunta del millón es saber responder a la cuestión más básica: ¿Qué tipo de fotocopiadora necesitan los trabajadores de mi oficina o empresa? Para este primer interrogante es importante dimensionar la oficina, ver el flujo de trabajo que alberga y qué necesidades suelen tener los empleados de la enseña en su día a día. Esta información nos permitirá determinar por ejemplo, que decantarse por una fotocopiadora en blanco y negro profesional frente a otras más básicas puede ajustarse mejor a nuestro escenario laboral.

fotocopiadoras para empresas

Una radiografía al milímetro de la empresa y su flujo de trabajo

A esta primera pregunta de partida se sumarán otras tantas más sobre acciones concretas ajustadas a ese día a día. Una batería de minipreguntas para saber si se necesita una fotocopiadora multifunción, es decir ¿resulta de utilidad contar con un fax, scaner…?, ¿La rapidez a la hora de trabajar con estas máquinas es muy necesaria?…Si la respuesta es un sí, nos acercaremos más a la búsqueda de fotocopiadoras como por ejemplo la Toshiba e-Studio2051c.

Consultar a los profesionales del sector es básico para dar en la diana. Al tratarse de una oficina, lo que conlleva que la realidad está más sujeta a cambios, una buena alternativa es plantearse el alquiler de la fotocopiadora. Una solución más flexible en el ámbito laboral que posibilita hacer sustituciones en la maquinaria sin derrochar o malgastar el dinero.

Tamaño y cableado dos aspectos que debes tener en cuenta 

Compara las particularidades de cada modelo, especialmente las características antes mencionadas pero también otros aspectos como el cableado que acompañe a la máquina y su tamaño, ya que este tipo de cuestiones pueden jugar en un futuro malas pasadas. En el área de las fotocopiadoras existen diversos modelos que pueden ayudarte a ver esas diferencias y elegir con mayor seguridad.

Aspectos como el cableado de las fotocopiadoras o las dimensiones de las mismas son aspectos que deben evaluarse para seleccionar la máquina que mejor se ajusta a las necesidades de la empresa

De igual manera, cuando vayas a decantarte por una fotocopiadora no olvides llevar esta lista de vocabulario asociado a la misma para conocer como trabajan y acercar las características de cada máquina a esa realidad de la oficina obtenida en el primer paso de este recorrido.

Características básicas para dar en la diana al seleccionar una impresora

Aspectos como la calidad en las copias y las funciones adicionales: intervalos de clasificación de documentos, grapados, etc. son valores que se deben tener presentes 

El coste de funcionamiento de estas máquinas también es importante y determinará a posteriori los gastos. En este punto debes barajar la inversión que se realizará en materiales como el papel o el consumo de electricidad, entre otros.

Junto a la capacidad de papel que tenga la impresora, es relevante también asegurarse de que la máquina cuenta con una bandeja de salida amplia y cómoda. Inmersos en la rutina de trabajo no se está tan pendiente de algunas cuestiones como la citada capacidad y contar con ella permitirá a los empleados realizar sus tareas con la seguridad de que las máquinas no se van a saturar con facilidad interrumpiendo el flujo de trabajo.

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