Pasos para crear un digital workplace en tu empresa

La transformación digital está cambiando de arriba abajo el mundo de la empresa. No solo a nivel de dirección o, en el caso de las fábricas, de la cadena de montaje. Todos los departamentos y puestos de trabajo de las empresas, de todos los tamaños y sectores, están experimentando grandes cambios con la llegada de las nuevas tecnologías. Hablamos de un proceso complejo y nada sencillo, que puede extenderse bastante en el tiempo. Además, implica la toma de decisiones y la implementación de cambios radicales en la mayoría de sus departamentos. Entre ellos, la creación de un digital workplace.

Qué es un digital workplace

Si te has quedado un poco extrañado al leer esta expresión, no te preocupes, ya que no se trata de un concepto muy complicado. Cuando hablamos de digital workplace estamos hablando de lo que se conoce más comúnmente como puesto de trabajo digital. Es decir, de un entorno laboral en el que se hacen uso de todo tipo de tecnologías digitales. Pero no de cualquier manera, ya que estas tecnologías tienen que estar completamente integradas en los procesos que utiliza la empresa o el departamento para realizar sus tareas.

Por tanto, su puesta en marcha no es algo que deba hacerse a la ligera. Requiere una planificación cuidadosa, y mucha implicación. A cambio, se obtienen no pocas ventajas. Entre ellas, la mejora del nivel de colaboración y compartición de tareas en el trabajo en equipo, lo que aumenta la productividad. También fomenta la comunicación entre empleados y miembros de un mismo departamento o grupo de trabajo.

A ellos se les da la oportunidad de conseguir acceso rápido a la información que necesitan, y por supuesto, de poder trabajar a través de cualquier dispositivo conectado dentro de la empresa. Y en el caso de que se decida dar el paso a la nube, tanto para almacenar información como para el uso de herramientas nativas cloud, de poder trabajar desde cualquier punto con acceso a la Red.

Cómo organizar y poner en marcha un puesto de trabajo digital

Para poner en marcha un digital workplace en una empresa hay que seguir una serie de pasos. El primero ha de ser plantearse los objetivos que deseas conseguir con su implantación. Por eso debes tener claro que, además de ser útil para todos los empleados, debe permitir que estos se adapten con rapidez y sin problemas ni obstáculos al uso de las nuevas tecnologías que se vayan aplicando. Por supuesto, tiene que ser flexible, y su estructura sencilla. También ha de ser escalable, para que cada vez que se necesite ampliar capacidades o añadir tecnologías, pueda hacerse rápidamente.

Ya con todo esto en mente, toca pensar en los empleados que vayan a ocuparlos. Es imprescindible tener en cuenta sus necesidades, porque de otra manera no se sentirán cómodos con su nuevo entorno de trabajo cuando esté listo. Por eso es crítico implicarles en el proceso de puesta en marcha del puesto de trabajo digital. Pero no solo de cara a su puesto de trabajo. Todos los departamentos de una empresa tienen que colaborar en la implantación del digital workplace.

Así no solo ajustará cada empleado su puesto, sino que también procurará que se implanten los mejores sistemas y protocolos para la comunicación con otros departamentos y trabajadores. También tendrán que tener voz y voto en el caso de tener que compartir equipos, como las fotocopiadoras en red, con otros departamentos. Aunque no lo parezca, este tipo de dispositivos pueden contribuir en gran medida a la puesta en marcha de un digital workplace. Por eso, hay que incluirlos en la planificación de los cambios a realizar.

Por descontado, en la planificación e implantación de un digital workplace debe tenerse muy presente que todos los procedimientos que se vayan a implantar deben respetar escrupulosamente la privacidad de los datos. Para ello, hay que tener en cuenta que la empresa debe cumplir normativas al respecto como el RGPD. No solo para evitar que los datos caigan en manos de quien no tenga autorización para hacerlo, sino también para que la empresa no sea multada por no cumplirlas. Además, hay que implementar medidas de seguridad para evitar accesos no deseados a la información.

Una vez dados estos pasos, y ya con conclusiones sobre las necesidades de los empleados y la empresa tomadas, llega la hora de elegir las tecnologías que se implantarán. Seguro que de muchas ya se ha hablado en los pasos previos. Por eso, la decisión de adoptarlas ya está tomada llegados a este punto. En cualquier caso, su despliegue debe hacerse con cuidado, haciendo que quienes van a utilizarlas participen en su puesta en marcha y adaptación. Solo así la creación de un digital workplace en tu empresa tendrá éxito. Pero si lo tienes todo en cuenta, verás cómo la digitalización de los puestos de trabajo redunda en un mejor rendimiento y mayor satisfacción de los empleados.