Las políticas de impresión para empresa que deben implementarse

A menos que contemos con una impresora ecológica con tóner borrable, el reciclaje y la necesidad de que cada documento impreso realmente sea necesario que se materialice en papel, debe ser norma en toda empresa.

Ya no es cuestión únicamente de ahorro, sino por contar internamente con valores de resposabilidad social corporativa que cada vez, por suerte, más demandamos a una empresa ética.

¿Quiere decir con ello que limitemos el uso o acudamos a impresoras baratas de baja calidad? Todo lo contrario: una fotocopiadora multifunción profesional cuenta precisamente con todo tipo de opciones que nos permiten no tener que imprimir todos los documentos que pasen por la oficina: desde convertirlos directamente en un archivo y enviarlo por correo hasta el almacenado en su propio disco duro pero, a los beneficios de una impresora multifuncional profesional, ¿qué políticas de impresión para empresa podemos sumar para una mejor gestión de los recursos en papel?

4 ideas a incluir en las políticas de impresión para empresa

Auditar las necesidades de impresión

Lo primero para saber si gastamos o no mucho papel en impresiones es medir el gasto en impresión por empleado y detectar cuántas de esas impresiones son totalmente necesarias.

Hay ocasiones en los que es imprescindible imprimir documentos: es el caso de presentación de dossieres a clientes, documentos que trasladar a los asistentes en una reunión, etc., pero otros tantos son totalmente evitables. Es en estos casos donde una normativa donde se limite el uso de la impresora para tales fines donde podemos reducir costes de impresión y ayudar al Medio Ambiente reduciendo el consumo de papel.

Es muy importante que tras la limitación, se indique una alternativa, ya que no se trata de obstaculizar el trabajo, sino que la fotocopiadora profesional sea un aliado para el empleado y encuentre en ella una alternativa por la que no necesite la copia impresa.

Formación sobre el uso de la fotocopiadora.

En más de una y dos ocasiones, imprimimos un documento o hacemos una copia porque desconocemos qué más funciones nos pueden ayudar a tenerlo accesible en el caso de una reunión o en nuestras tareas rutinarias. ¿Sabías que con las fotocopiadoras Toshiba puedes escanear un documento y tenerlo disponible enn el móvil gracias a la tecnología e-Bridge?

Por otra parte, ¿siempre tenemos que imprimir a color o aprovechando al 100% la calidad de la tinta? Muchos empleados desconocen el modo de impresión en borrador o escala de grises, que aunque no tiene en cuenta el uso de papel, sí que reduce el consumo de tinta.

Concienciar sobre el uso responsable de la fotocopiadora

Tras la formación, conviene que se involucre a cada miembro de la empresa en los valores que hacen a una empresa socialmente responsable. Por suerte, son cada vez más apreciados valores como el cuidado del medio ambiente y, aunque no trabajemos de cara al público, una empresa que tenga estos valores como norma tendrá una mejor reputación entre su sector.

Por ello, es muy importante que a la formación le sigan datos que sirvan para concienciar sobre que, ese documento que creemos que no va a suponer un gasto o va a tener impacto en el Medio Ambiente, se demuestre que así es. Es el caso de información del tipo de que por cada 100 kilos de papel salva la vida de 7 árboles, así como que una tonelada de papel permite ahorrar 20,000 litros de agua.

Cuida los pequeños detalles

No solo necesitamos saber cómo funciona la fotocopiadora multifuncional para conocer todos los detalles que, como es el caso del modo borrador, nos permita ahorrar cuanto menos tinta, sino también aquellos que, desde el mismo ordenador, nos permita ahorrar papel.

Es el caso de reducir los márgenes de los documentos, el interlineado, usar una fuente que no gaste tinta (evitando las de tipo bold por ejemplo), contar con una bandeja específica en la fotocopiadora o junto a ella para papel reciclado o incluso algo tan sencillo como un mensaje a pie de cada correo donde se recuerde que si no es necesario, no se imprima.

Cada acción en definitiva suma, pero cuanto más facilitemos que el reciclaje y el ahorro de recursos se lleve a cabo, mejores resultados tendrá nuestra política de impresión para empresa.