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Enviar a imprimir un documento confidencial en una impresora compartida puede ser una actividad de riesgo dentro de la empresa. Es el principal problema de los documentos confidenciales: que al enviarlos a imprimir puedan verlos quienes no tengan autorización para hacerlo. Correr a la impresora nada más enviarlo a imprimir no es una opción para solucionar el problema.

Afortunadamente, en función del modelo de impresora que haya en la empresa, podrás utilizar la impresión confidencial para evitar que las copias del archivo caigan en manos de quien no debe. Descubre cómo funciona, y por qué deberías utilizarla en tu negocio si tienes oportunidad.

Impresión confidencial: en qué consiste

La impresión confidencial es una opción, de la que disponen generalmente los modelos de impresora destinados a empresas, que permite asegurar la confidencialidad de un documento también en la impresión. Para ello, la impresora emplea algo tan sencillo como la posibilidad de protegerlo mediante una contraseña. En el momento de enviar un fichero confidencial a la impresora, el sistema cuenta con la opción necesaria para poder asignarle una contraseña y que sea necesaria la autenticación del usuario para continuar.

Si decides utilizar esta opción, el archivo se enviará, como el resto, a la impresora. Pero se quedará en espera hasta que llegues a ella e introduzcas la contraseña que le has puesto. Solo entonces podrás obtener la copia impresa, retirándola de la bandeja de impresión correspondiente cuando esté lista. Y como estarás en la impresora para recogerlo, no habrá ocasión para que otros puedan verlo por un descuido. La información que contiene, por tanto, quedará protegida.

De esta forma, además, no es necesario que quien envíe el archivo confidencial a imprimir tenga que salir a toda prisa en dirección a la impresora nada más enviarlo a ella. Podrá tomarse su tiempo, e incluso si está en medio de una reunión o una llamada, esperar hasta su fin para ir a la impresora, introducir en ella la contraseña y esperar a que esté lista la impresión.

Ventajas de proteger las impresiones con contraseña

Aparte de evitar que terceros sin autorización puedan ver información privada, la impresión confidencial tiene otras ventajas que aumentan el atractivo de su adopción. La primera es que permite un mayor control de las impresiones que se llevan a cabo en total, y por parte de todos los empleados. Estos son solo algunos de los datos que se pueden extraer de la información que se genera con la impresión confidencial y con la que, en muchos casos, se consigue una rebaja de costes.

Esta modalidad también permite personalizar las opciones de configuración de impresión para cada persona que vaya a enviar archivos a imprimir, e incluso poner en marcha determinadas políticas y normas de cara a la impresión. Por otro lado, derivado de las posibilidades de control de la impresión, se puede poner en marcha un sistema de limitación de impresiones para cada usuario. De esta manera, cada persona que utilice la impresora podrá obtener copias impresas de un determinado número de archivos o páginas.

Gestión mejorada

Todo esto permitirá también identificar las horas pico y valle en las tareas de impresión, de cara a gestionar mejor las colas de impresión. También, en una racionalización de los procesos relacionados con la impresión. Esto, a medio plazo, y una vez ajustada para todos los empleados con acceso, dará la oportunidad de contar con mejoras en la disponibilidad de las impresoras.

Eso sí, para conseguir todo esto es básico hacerse con una impresora compatible con la impresión confidencial. Es, por tanto, uno de los factores a tener en cuenta cuando vayas a renovar impresoras. Esto se debe a que no todos los modelos lo permiten. SI no sabes cuál es la más adecuada para tu empresa, o desconoces qué modelos son compatibles con esta función, consulta las opciones que tienes disponibles. Tanto si quieres comprarla, como si prefieres el renting.

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