¿Qué programa de gestión documental elegir para mi impresora láser multifuncional?

Ni te imaginas todo lo que una buena impresora láser multifuncional puede hacer por ti y por tu empresa respecto a la gestión documental: desde la digitalización hasta el archivado de toda la información que hace funcionar a tu negocio puede pasar por tu equipo multifunción ahorrándote espacio, tiempo y procesos, así como dando solución y salida a todas las ventajas e inconvenientes del big data. Para ello, debe ir acompañado de programas que te ayuden en la tarea, ¿quieres saber cómo elegir los mejores y en qué te pueden ayudar?

¿Cómo elegir el mejor software compatible con mi impresora láser multifuncional?

La base de un buen software de gestión documental se basa en dos pilares: la usabilidad del programa en sí y cómo resuelve las necesidades específicas de cada empresa. Para ello, debemos tener en cuenta los siguientes aspectos que nos ayudarán a elegir el programa adecuado: aquel que sirva para todas las necesidades actuales y futuras:

Aspectos referentes a la usabilidad del programa

• Facilidad de uso: la base de una buena gestión documental es que en todo momento sepamos cómo y dónde encontrar un archivo concreto. Para ello la interfaz debe ser intuitiva y disponer de atajos que nos permitan acceder a lo que necesitamos en cuestión de segundos.
• Seguridad: que un documento sea accesible no quiere decir que esté al alcance de todo el que quiera disponer de él. Debe disponer de la posibilidad de ofrecer bloqueos y acceso controlado a usuarios con roles específicos.
• Ordenado y personalizable: lo que para unos resulta un atajo, para otros se traduce en un rodeo innecesario. El programa debe permitir la personalización en aquellos campos donde se trabaje de forma individualizada y permitir protocolos generales en aquellos otros donde se trabaja de forma colectiva.
• Compatible con otros programas: la gestión documental no es cosa de un único programa. Desde la cuenta de correo hasta los procesadores de texto, hojas de cálculo etc. deben coordinarse para que se pueda hacer uso de ellos en cualquier pantalla.
• Compatible con la impresora láser multifuncional: tener un equipo multifunción de primera categoría y que no podamos hacer uso de funcionalidades como el cloud computing o el archivado directo de los documentos escaneados, supone un enorme retraso y una pérdida de productividad.
• Soporte técnico: el día a día de un software puede producir pequeñas incidencias que necesitaremos resolver rápidamente. Para ello deberá disponer de un servicio de atención al cliente o las garantías de que se pueda resolver en una sencilla búsqueda (un foro activo, importante penetración en el mercado como para que otros usuarios compartan experiencias en su uso etc.)

Aspectos referentes a las necesidades específicas empresariales

• Número de licencias: conviene de antemano valorar cuántos usuarios van a hacer uso del programa, quienes realmente lo necesitan y además añadir un par para futuras incorporaciones.
• Limitaciones de seguridad: no todos los miembros de la empresa deben poder acceder a documentos sensibles como pudieran ser las nóminas de todos los empleados, balance financiero etc. Tampoco estos documentos deben estar blindados, ya que por ejemplo un equipo de contabilidad normalmente no se compone de una única persona. Por ello el software debe permitir diferentes niveles de seguridad que permita discriminar el acceso según de quien se trate.
• Adaptación a servidores: indicábamos la ventaja / el problema que supone afrontar el big data. Uno de ellos es la necesidad de considerar si los documentos se deben guardar en un único servidor, en varios servidores, uno de acceso exclusivo o externalizado etc. El software elegido debe ser capaz de adaptarse a cualquier cambio de esta tipología.
• Conforme a la LOPD: todas las aplicaciones del software deben cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos, entre las que obviamente se incluye que la información compartida es propiedad única y exclusiva de la propia empresa.
• Compatible con cloud y nuevas tecnologías: la movilidad es uno de los grandes retos a los que se enfrenta una empresa. Poder acceder en todo momento a un documento ya sea vía móvil o mediante el cloud computing o escritorio remoto, tal como si estuviéramos en la oficina es vital.
• Plan de crecimiento: ¿puedo aumentar la capacidad en cualquier momento?, ¿realiza copias de seguridad cuando lo necesito?, ¿supone un inconveniente el cambio de servidor o el aumento de licencias más que una ventaja?

En definitiva de lo que se trata es de buscar un software que sea una solución dinámica, fácil de usar y siempre preparado para ofrecernos lo que necesitamos.