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¿Te has planteado alguna vez qué impresora necesita tu empresa realmente? Puede que la que tienes en este momento no sea la más adecuada. En algunos casos, se quedará corta y no contará con todas las prestaciones que resultan imprescindibles. En otras, será una máquina tan potente que no se llegará a usar buena parte de sus funciones. Por eso, cuando vayas a cambiar de impresora o tengas que comprar una nueva, conviene hacerse antes unas cuantas preguntas al respecto.

Antes de elegir el modelo, es básico que analices exhaustivamente las necesidades de la empresa en cuanto a impresión, no solo en cuanto a prestaciones necesarias. También tienes que ver cuántas impresoras necesita tu empresa. Puede que tengas instalada más de una cuando, realmente, con la mitad o incluso solo con una o dos tengas suficiente. E, incluso, consigas mejores resultados que con todas las impresoras actuales. Una buena planificación, por tanto, puede mejorar el servicio de impresión de tu empresa. Y, además, ahorrarte dinero en algunas ocasiones, como verás a continuación.

Antes de comprar, analiza qué impresora de empresa necesitas

Para conocer las necesidades de tu empresa, tendrás que estudiar durante un tiempo cómo se llevan a cabo las tareas de impresión en ella. Esto implica analizar cuántas de ellas tienen lugar cada día y semana, con sus picos de impresión. También tienes que estudiar en qué formatos se imprime más o menos, o si las impresiones son en blanco y negro o a color. En este último caso, además, tendrás que tener claro cuántas se realizan con cada tamaño de papel. Así podrás analizar mejor qué capacidad y velocidad debe tener la futura impresora de tu empresa.

Lo siguiente que tienes que analizar es el tipo de impresiones que se llevan a cabo. Si la mayoría de las que se envían son en blanco y negro, documentos de texto y borradores, no necesitarás contar con un modelo de gran precisión de los que están indicados para empresas de diseño gráfico, por ejemplo. Y si, por el contrario, tienes que realizar impresiones en una resolución elevada, y en color, no será suficiente con que compres (o firmes un contrato de renting) de una impresora en blanco y negro. Todo depende, pues, del volumen de impresión de la empresa y del tipo de trabajo que se desempeñe en ella. También, por descontado, del tamaño de la empresa, puesto que esto decidirá si necesitas una o más de una. Y, en este último caso, en qué departamentos.

Con el tipo elegido, escoge modelo

Finalizado el estudio, ya sabrás si en tu empresa necesitas una en color, blanco y negro, profesional o no, de gran capacidad o media. Y también cuántas necesitarás. Puede que, estudiando el flujo de impresión de la empresa, descubras que solo necesitas la mitad de las que tienes. O, también, hablando con los empleados o con responsables de distintas secciones, descubras que necesitas un tipo de impresora capaz de imprimir, por ejemplo, documentos en un formato de papel más grande. Y que con la impresora de la empresa no puedan hacerlo y tengan que encargarlo fuera. Si esto sucede de manera regular, es probable que necesites un modelo profesional capaz de trabajar con varios formatos de papel.

En cualquier caso, elegir un modelo de impresora para empresa, aunque tengas claras las necesidades, no es tan sencillo como parece. Si no te decides por uno, o no sabes por dónde empezar ni el que más te conviene, contacta con una empresa experta en la venta y/o leasing de impresoras para empresa, como Fotocopiadoras PYMES.

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