En qué fijarnos al realizar una comparativa entre fotocopiadoras multifunción

A la hora de acudir al renting de fotocopiadoras mutifunción, resulta lógico que no nos lancemos a por el primer modelo que encontremos y queramos establecer comparativas entre impresoras multifunción que nos ayuden a elegir la que más se adecua a nuestras necesidades. Para ello, os oofrecemos varias claves sobre en qué fijarnos a la hora de realizar una comparativa entre fotocopiadoras multifunción.

Detalles a tener en cuenta en una comparativa entre fotocopiadoras multifunción

Los costes y sobrecostes

Lo primero es lo primero: una completa impresora multifuncional debe servirnos para ahorrar costes y mejorar la gestión de nuestra PYME. Por ello, el precio debe ser un factor clave a la hora de inclinarnos por una u otra opción.

Ojo con los reclamos trampa: una buena impresora profesional requiere de mantenimiento y contar con los mejores consumibles del mercado para que pueda constantemente dar servicio a la agitada actividad de una oficina. Esto hace necesario que los precios se alejen de una filosofía low cost y, aunque se basen en el ahorro, sean consecuentes con la relación calidad-precio.

Por ello, atiende con atención a la letra pequeña y evita servicios en los que no se te incluya un soporte técnico especializado o la posibilidad de contar con los consumibles oficiales. Agradecerás poder acceder a estos servicios cómodamente.

¿Y sobre qué precios se mueve un buen servicio de renting de impresoras profesionales? Para poder establecer una comparativa basada en el mercado real y en los costes que todos estos servicios llevan asociados, podemos hablar de una media de 35-50 euros de las fotocopiadoras multifuncionales más avanzadas (a color, con disco duro incorporado, compatibles con todos los dispositivos y sistemas de gestión, etc.), y en torno a los 10 euros de las más básicas y funcionales (B/N y con todas las funciones necesarias para el día a día de una oficina).

Ten en cuenta que no podemos elegir cualquier impresora del mercado para una PYME con una grna actividad documental, ya que muchas de estas fotocopiadoras multifuncionales no sólo demuestran su eficacia con todas las ventajas y servicios que ofrecen, sino que tienen en su durabilidad y en su capacidad para soportar grandes cargas de trabajo su mejor aval.

El software usado y su constante actualización

Una fotocopiadora multifunción, tal como su nombre indica, tiene en la variedad de funciones que ofrece su mejor característica, pero estas funciones, tal como sucede a nuestro entorno, son cambiantes a medida que la tecnología avanza y se ofrecen nuevas herramientas de trabajo.

Para ello, nuestra fotocopiadora profesional no sólo debe estar al día en cuanto a innovación, sino que debe ser capaz de soportar nuevas funcionalidades y actualizarse acorde al avance de la técnica en impresión y gestión documental. Por ello, debemos elegir marcas de confianzas que permitan actualizar sus drivers y que esté al día en tecnología como el sistema cloud computing o la total sincronización con dispositivos móviles, ya que cada día más la tecnología avanza hacia la movilidad y la deslocalización del trabajo.

La reputación de la marca

En consecuencia al anterior detalle a tener en cuenta en una comparativa entre fotocopiadoras multifunción, debemos poder seguir los pasos que la marca en cuestión ha realizado últimamente en el campo del desarrollo de nuevas funciones y nuevos dispositivos.

Una marca competente está en continua innovación y va actualizando su línea de fotocopiadoras no sólo en base a nuevos modelos, sino en hacer usables los ya adquiridos (aunque con la posibilidad de ofrecer el acceso a un modelo superior si el cliente lo desea).

Por ello, antes de inclinarte por un precio irresistible, haz una búsqueda sobre los últimos modelos y cómo la marca ha ido innovando, para saber si adquirirás un producto con tendencia a desactualizarse en poco tiempo o podrás contar siempre con la última tecnología del sector.

Las necesidades de nuestra PYME

Este último punto es fundamental: conviene medir las necesidades tanto económicas como funcionales de nuestra PYME para poder acertar con el resto de puntos descritos.

Si nuestra PYME necesita una gestión documental básica, podemos bastarnos con un modelo básico cuyo punto fuerte sea más su robustez y su capacidad de soportar grandes cargas de trabajo antes que el poder enviar documentos directamente encriptados a diferentes dispositivos.

Si el caso es el contrario y trabajamos la gestión documental a altos niveles, debemos elegir fotocopiadoras profesionales que cuenten con numerosas ventajas a la hora de agilizar y gestionar el trabajo documental.

Por otra parte si vamos a necesitar varias fotocopiadoras multifuncionales profesionales pero nos preocupa que ello conlleve un gran desembolso, podemos medir entre elegir varias de la gama media (en torno a los 20/30 euros mensuales) o las más avanzadas que permitan opciones como la cola de impresión, la impresión privada o incluso la temporización.

En definitiva de lo que se trata es de comparar no basándonos únicamente en un único factor, y tener en cuenta otros elementos que influyen en la decisión como la reputación de marca y el servicio técnico asociado.