Renting de fotocopiadoras para archivar documentos. No todo debe estar en la nube

Cuando nuestra empresa se dedica a la documentación o requiere de tener bien controlado el tema archivístico (casos de empresas que trabajan con un departamento de contabilidad), conviene que disponga de copias de seguridad y almacenado cada documento que pasa por la oficina.

Es en estos casos donde el renting de fotocopiadoras para archivar documentos con disco duro puede ser una solución definitiva y clave para nunca perder de vista los documentos claves del funcionamiento del día a día de nuestra PYME.

El cloud computing: una solución cada vez más demandada

Cuando nos referimos a que no todo debe estar en la nube, no hablamos de que el cloud computing no sea una solución válida o que sea algo inseguro: el cloud computing es una herramienta más que recomendable para aquellas empresas que trabajen con una ingente cantidad de datos y necesite tenerlos controlados y accesibles en todo momento.

Al archivar y mantener todos nuestros documentos en internet, el cloud computing ofrece agilidad, facilidad de acceso y reducción de recursos, por lo que es una herramienta a tener en cuenta para nuestra empresa.

El cloud computing es una solución empresarial que ofrece geniales resultados, pero conviene no ceder toda nuestra base de datos a una única herramienta.

Eso no quita que empeñemos toda nuestra base de datos archivística a la nube. Cuanto más precavidos seamos a la hora de manejar nuestra información, mejores resultados obtendremos de la gestión diaria de nuestra empresa.

Cómo adaptar el cloud computing a mis necesidades

Para sacar el mayor rendimiento del cloud computing en la empresa, soluciones como que cada documento imprimido o fotocopiado quede registrado en la fotocopiadora son más que óptimas, ya que crea una copia de seguridad instantánea que nos permite no depender en exceso de la nube.

Es por ello por lo que la inclusión de un buen disco duro en la fotocopiadora que no sólo cree copias de seguridad, sino que pueda integrar el acceso al cloud computing para mejorar la flexibilidad que ya de por sí ofrece este servicio es vital para tener la base de datos empresarial controlada en todo momento.

Inconvenientes que el disco duro en la fotocopiadora soluciona

Por otra parte, uno de los mayores inconvenientes del cloud computing que la inclusión de un disco duro en la impresora resuelve, es el acceso a internet.

La nube permite el acceso desde cualquier dispositivo a cualquier documento, lo cual es altamente ventajoso pero trae consigo principalmente dos inconvenientes de ser un servicio exclusivo de internet:

• Una total dependencia de los proveedores de servicios: tanto de la compañía que nos ofrece internet como de la que se encarga del cloud computing. Que se caiga o esté inoperativo alguna de las dos empresas de telecomunicaciones supone parar el acceso y en algunos casos la producción, de nuestra PYME.
• Vulnerabilidades en la privacidad de nuestra empresa: cuando usamos la nube, estamos cediendo nuestra información empresarial al proveedor de servicios. En muchos casos una información muy delicada que puede comprometer la estructura de la empresa (facturación, contratos, datos de clientes etc.). El cloud computing ha quedado demostrado como un servicio seguro y fiable, pero no quita que pueda tener sus vulnerabilidades como absolutamente todo lo que rodea a internet.

Por esta última razón conviene tener una copia de nuestros documentos más delicados almacenados en discos duros seguros, que ofrezcan una potente protección para los datos sensibles como los autoencriptados de Toshiba.

Estos discos duros por otra parte son accesibles en todo momento gracias a las cómodas pantallas de las impresoras que lo incorporan, por lo que ante una caída de la red no se ve parada la producción: puedes recuperar la documentación pertinente desde tu impresora.

En definitiva, la tecnología debe estar a nuestro servicio, y nunca que ésta nos limite nuestro trabajo del día a día. Es por ello por lo que toda solución empresarial como el cloud computing, debe ir acompañada de otras soluciones de confianza, accesibles y prácticas, como las fotocopiadoras con disco duro integrado.