Alquilar una fotocopiadora profesional es la mejor forma de ahorrar en tu empresa a la par que le ofreces una de las herramientas más necesarias en una oficina para aumentar la producción, pero a la hora de decididirnos entre los mejores modelos de fotocopiadoras profesionales, debemos tener claros y en consideración varios aspectos y requisitos para que el modelo elegido no sólo resuelva todas nuestras necesidades de impresión, que pueden ir desde imprimir a color hasta poder gestionar documentos desde el móvil o gracias a la tecnología cloud computing, desde casa, sino también ahorrar en recursos, en tiempo y en dinero.

Preguntas que nos debemos hacer a la hora de alquilar una fotocopiadora profesional

• ¿Cuánta cantidad de documentos produzco? Es muy importante que en entornos donde se trabaja a menudo con documentos, la fotocopiadora profesional multifunción sea capaz de soportar grandes flujos de trabajo (con gran capacidad en la bandeja de entrada de papel y una amplia velocidad de impresión por minuto), cubrir las necesidades de varios usuarios a la par (con la opción de impresión en cola o con la posibilidad de gestionar la privacidad de cada documento) o si se sitúa en entornos más pequeños o disponemos de varias en la oficina, no contar con una impresora profesional que disponga de demasiadas utilidades de las que no vamos a hacer uso.
• ¿Estándar o multifunción? En este caso si dudamos, siempre debemos inclinarnos hacia la opción multifunción, ya que en toda oficina se necesita las utilidades de escaneo o gestión documental además de la de impresión o fotocopiadora. Pero sí que en vez de optar por un modelo donde la multifuncionalidad con escáner gana protagonismo, seleccionamos un modelo mas práctico hacia nuestras necesidades, podremos reducir los costes.
• ¿Fotocopiadora en blanco y negro o a color? Un clásico de los dilemas a la hora de adquirir una fotocopiadora profesional. En este caso lo que debemos tener en cuenta es la carga principal de trabajo por la cual optamos a adquirir una impresora multifunción mediante la opción del renting, y no comenzar con el prejuicio de que una fotocopiadora monocroma profesional por el hecho de imprimir en blanco y negro, posee menos funcionalidades: se disponen de fotocopiadoras a color básicas hasta en blanco y negro con disco duro integrado, velocidades de más de 40 impresiones por minuto, tecnología cloud computing, etc.
• ¿Impresión básica o software de gestión documental? Pensar a estas alturas que una fotocopiadora sólo sirve para hacer fotocopias es reducir al mínimo las amplias posibilidades que una impresora puede aportar para la productividad empresarial. Así, según queramos hacer un uso básico de las funciones o usarla como completa herramienta para la gestión documental.
• ¿Multifunción con o sin disco duro? Precisamente porque podemos hacer de nuestra fotocopiadora profesional, todo un gestor documental de primera, debemos tener en cuenta si queremos contar con un completo disco duro integrado, con todas las medidas de seguridad documental que una marca reputada como Toshiba nos puede ofrecer, o sin disco duro, donde toda la labor de la gestión documental recaiga en el dispositivo desde donde se imprime, ya sea desde el móvil, desde la nube o incluso desde el portatil de casa.
• ¿Ecológica o estándar? No es que las fotocopiadoras sean unas máquinas nocivas para el medio ambiente, pero en una era empresarial donde la responsabilidad social corporativa es materia de primera en todo programa, contar con la primera impresora ecológica del mercado, con toner borrable y con funcionalidades dispuestas para ahorrar recursos en la oficina puede convertirse en un privilegio y en una prioridad.