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Vivimos 100% conectados. Ya no imaginamos una vida sin wifi ni internet y es maravilloso porque en muchos términos todo se ha convertido en más fácil. Sobre todo en lo que se refiere a compartir documentación. Pero no es sin riesgos. Por todos es conocido el esfuerzo de instituciones y empresas por proteger datos pero todo flaquea cuando nos conectamos a redes públicas. ¿Quién tiene acceso a nuestros móviles? ¿Y al ordenador? ¿En serio alguien puede ver datos privados nuestros? ¿Qué pasa con la info que mandamos a impresoras multifuncionales láser a la que tienen acceso otras personas?

Y no hace falta tener la mente muy retorcida. Incluso dentro de las propias organizaciones, hay material sensible que no puede ser vista por otros compañeros: bien porque contiene datos de alta seguridad de clientes, de pacientes o bien porque simplemente consideramos que pertenecen al departamento y no tienen que estar rondando por ahí.

Pero operamos con redes conectadas. Entonces ¿cómo hacer un uso responsable de la gestión de documentos? De forma más sencilla de lo que imaginamos porque los propios equipos multifunción de última generación nos dan la respuesta.

 

Cómo proteger los documentos de tu empresa

 

Forma a los empleados. Lo ideal es que haya una persona encargada del control de protección de datos y privacidad en la corporación. En ocasiones este papel lo asume el departamento jurídico pero no todas las compañías cuentan con él. Especialmente si hablamos de pymes o de startups. En cualquier caso, sí se recomienda crear un manual que han de tener todos los empleados con buenas prácticas sobre el uso de datos. Define los protocolos adecuados en función del fin de tu empresa y marca los límites ajustados a la legislación vigente.

Destina un espacio para las fotocopiadoras. Si tratas material sensible, cuenta con una fotocopiadora profesional que registre qué usuario ha mandado imprimir cada documento. También puedes ubicar los equipos de impresión en espacios cerrados para que no vea lo que se imprime todo el que pase cerca de ellos. Se puede aplicar para evitar que clientes que acuden al despacho estén cerca o tengan a la vista dichos datos confidenciales.

Usa contraseñas. ¿Sabías que se pueden crear passwords de bloqueo? Es un uso avanzado que muy pocos conocen. El empleado manda imprimir el documento privado que desee y para que salga de la impresora ha de estar a su lado e introducir su contraseña. De esta manera, solo sale justo en el momento en que estamos al lado y nos lo llevamos nosotros mismos. Evitamos riesgos de que otros compañeros vean info sensible o que se lo lleven por equivocación.

Seguimiento. Los equipos láser Toshiba permiten el rastreo de documentos. Puedes hacer uso de él desde la opción “registro de imágenes”.

 

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