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El historial de impresiones es un gran desconocido para la mayoría de usuarios de impresoras, aunque puede ser muy ventajoso para muchos. Pero también peligroso, si alguien sin la autorización debida accede a él. Con este historial no solo se puede ver lo que se ha impreso, o controlar quién lo ha hecho, con el objetivo de identificar a usuarios que imprimen sin permiso un documento determinado. También se pueden realizar acciones menos desinteresadas. Ahí es donde residen los peligros del historial de impresiones. Te descubrimos qué puedes encontrar en el historial de impresiones, y por qué debes tener cuidado con él. También cómo evitar que usuarios que no deben tener acceso al historial puedan verlo.

Qué es el historial de impresiones

El historial de impresiones no es más que una relación de todos los documentos que se han enviado a imprimir desde un ordenador. Generalmente, el ordenador o la impresora almacenan una relación de los mismos con cierta información. Por ejemplo, el usuario que los ha impreso o la fecha en los que se han enviado a imprimir. Así, solo con echar un vistazo, puedes cerciorarte de que has enviado un documento a imprimir. Aunque parezca que no lo has hecho, porque no hay ninguna hoja impresa con él en la bandeja de salida de la impresora.

Entonces puedes averiguar si todavía no ha salido o si alguien ha cogido la copia, por error o un despiste. Si todavía no ha salido, el documento estará en la denominada cola de impresión, esperando su turno para salir en papel. O bien, verás si la impresión se ha bloqueado por un problema, que habrá que solucionar antes de conseguir la copia. En función del modelo de impresora, podrás seleccionar una repetición de la impresión si la primera copia se ha efectuado o ha desaparecido.

Los problemas que puede ocasionar

Hasta ahora hemos mencionado las ventajas que puede aportar el historial de impresiones. Pero también puede ocasionar problemas e inconvenientes. Sobre todo, si alguien consigue acceso al ordenador que estás utilizando. Al hacerlo, puede saber exactamente qué se ha impreso desde el ordenador. Y todos los datos almacenados en dicho registro, desde la hora a la que se ha impreso cada documento, hasta las veces que se ha enviado a imprimir.

También si las impresiones han tenido éxito o ha habido problemas que han derivado en que la copia no haya llegado a la bandeja de impresión. Por tanto, puede acceder a información confidencial. Esta información también es accesible, y para toda la red, desde la impresora, siempre y cuando disponga de pantalla táctil y se seleccionen las opciones apropiadas.

Desactivar el historial de impresiones

Eso sí, por ejemplo en Windows, hay que tener en cuenta el historial de impresiones «largo», el que aparece al acceder al ‘Visor de eventos’ (en Mac OS, en la ‘Consola’) desde el Menú Inicio, y seleccionar la opción correspondiente para ver el historial de impresiones. Si no aparece ninguno no debes preocuparte, ya que la opción no está habilitada. Si aparece la lista y no quieres que pueda generarse, debes deshabilitar la opción que lo permite. Desde el ‘Visor de eventos’ tienes que acceder a ‘Registros de aplicaciones y servicios’, y después a las opciones ‘Microsoft’ y ‘Windows’. Entre su gran lista estará una opción llamada PrintService; luego, haz clic en ‘Operativo y Propiedades’. Después, desactiva la opción ‘Habilitar registro’.

En el menú de opciones de la impresora también se pueden ver los trabajos que están en la cola de impresión, o los que se han impreso recientemente. Cualquiera que lo vea podrá acceder a su información y, en algunos casos, incluso imprimirlo de nuevo. Esto puede resultar problemático en empresas, por lo que hay que evitarlo. Para ello, lo más recomendable es habilitar la impresión confidencial para todos los documentos. Así, si alguien encuentra un documento en la cola de impresión que quiere ver e imprimir, tendrá que introducir la contraseña que lo permite. Si no, no podrá conseguir su copia impresa.

Estas son solo algunas de las medidas que puedes tomar para solucionar algunos de los problemas que plantea el historial de impresiones. Pero cada impresora es un mundo, por lo que puede contar con más mecanismos para evitar accesos no autorizados a él. Por eso, si te preocupa la seguridad, pregunta por las opciones disponibles para controlar el historial de impresiones y la cola a un experto en impresoras de gran formato antes de decidirte por un modelo en concreto.

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