Trucos para ahorrar tinta en la impresión de documentos en la oficina

El funcionamiento de una empresa está condicionado directamente por los beneficios que genera y los gastos que asume. El objetivo siempre es maximizar unos y minimizar otros. En este sentido, la impresa profesional disponible en una oficina debe ayudar a rentabilizar los recursos de la empresa y no suponer un gasto demasiado elevado.

Si contamos con impresoras de gamas bajas el coste por impresión puede dispararse, a pesar de que podemos haber adquirido el dispositivo a un precio económico. A la larga, una impresora profesional de gama alta es lo que sale más a cuenta si comparamos el precio de impresión, la calidad y la funcionalidad.

Tener una fotocopiadora de última generación no implica una gran inversión. El servicio de renting de impresoras está revolucionando la impresión profesional para PYMES desde hace décadas. No es algo que sorprenda: puedes disponer de dispositivos innovadores a un coste bajo, servicios de mantenimiento y asesoramiento telefónico o presencial especializado.

Si una empresa se esfuerza por estar a la última -contratar servicios de almacenamiento en la nube, plataformas de streaming, aplicaciones, etc- no puede contar una impresora arcaica. Es una contradicción.

A continuación, detallamos cómo puedes ahorrar tinta en la impresión de documentos en la oficina, para que desde hoy optimices los recursos de tu empresa.

5 consejos para la impresión de documentos en tu oficina

• La fuente

Aunque parezca mentira, la tipografía que eliges para redactar influye en el gasto de tinta de tu impresora. No todas las fuentes consumen la misma.  Es cierto que en muchas ocasiones la tipografía no se puede cambiar: porque lo exige la importancia del documento o porque forma parte de la identidad corporativa. Pero es posible que, en muchos otros documentos, donde la fuente no importa, estemos utilizando tipografías que contribuyen negativamente en el ahorro de tinta.

Una tipografía que debes evitar es la Arial, que a pesar de ser la más utilizada en el mundo es la letra que más gasta. Times New Roman, Calibri o Century Gothic son fuentes alternativas que consumen menos tinta.  Incluso puedes utilizar Ecofont, una letra creada específicamente para ahorrar tinta, pues no deja microhuecos en el interior de las letras.

• Escala de grises

Tan obvio como recomendable. Las impresiones en blanco y negro permiten un ahorro considerable de tinta. Es común cometer el error de imprimir en color cuando en realidad no lo necesitamos. Antes de enviar el documento a la impresora, revisa si la impresión será en color y valora pausadamente si es necesario: imprimir en escala de grises te permitirá ahorrar en tinta de color.

• Revisa tu configuración de página

¿Todos los elementos que forman parte de los documentos que imprimes son necesarios? Ligado con el punto anterior, también debemos revisar el contenido mismo que imprimimos y suprimir todos los elementos prescindibles que solo suponen un gasto de impresión, más aún si es en color: logos, imágenes, portadas, etc. El modo lectura o la previsualización del documento será una herramienta útil para limpiar el documento de todo lo innecesario.

• Modo borrador o rápido

No debemos escatimar en tinta cuando se trata de documentos importantes: es recomendable utilizar todos los recursos que tenemos a nuestro alcance para generar una buena impresión, hablando en doble sentido. En determinados documentos que son solo para uso interno o personal, es cuando podemos permitirnos no imprimir con la máxima calidad. Los modos de impresión rápida o modo borrador que están disponibles en gran número de impresoras no solo ahorran tinta, sino que también recortan el tiempo de impresión.

• Cambia tu impresora

En muchas ocasiones no queda otra alternativa que repensarse bien si la impresora profesional que tenemos a nuestra disposición es la que más se adapta a las necesidades de la empresa.  No sirve de mucho optimizar el ahorro de tinta en impresoras que se han quedado desactualizadas y que siempre van a comportar un gasto superior a cualquier otra que podamos tener acceso fácilmente a través de un servicio de alquiler de fotocopiadoras.

Rapidez, flexibilidad, funciones avanzadas, multifunción o bajo coste. Estas son solo algunas de las ventajas de una impresora profesional. Las prestaciones que ofrecen serán de gran utilidad para tu empresa. Infórmate sin compromiso. Estaremos encantados de asesorarte.