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El papel, la tinta, la impresora…son muchos los gatos derivados de la impresión a los que tiene que hacer frente una pyme. Por suerte existen soluciones como una fotocopiadora multifuncional, que unifican fax, impresora, fotocopiadora, escáner…en una sola máquina, lo cual además de ahorrar espacio, reduce el coste al aunar las características y funcionalidades de cuatro máquinas.

El uso del papel es otro de los gastos con que toda empresa debe contar dentro de sus partidas presupuestarias, por ello es importante tener muy en cuenta cuándo se vuelve totalmente necesario el uso de papel profesional al imprimir y cuándo se puede ahorrar usando uno más barato.

Hoy vamos a intentar establecer unas pautas que te permitan rentabilizar tu inversión en papel al máximo. Presta mucha atención.

Cuándo utilizar un papel económico para tu empresa

Este tipo de papel se recomienda para el uso interno de la empresa. Sirven a la hora de imprimir pequeños textos, cuando se desea dejar constancia de distintos datos o cuando queremos pasar información entre diferentes departamentos. Para estos casos puedes optar por utilizar dos tipos de papel:

  • Gramaje bajo. Nos indica la calidad del papel. Como sabrás a mayor gramaje más calidad y mayor coste, por lo que si pretendes ahorrar en tu partida de gastos de papel bastará contar con uno de menor grosor.
  • Papel reciclado. Se trata sin duda de una importante fuente de ahorro si usamos este tipo de papel en la oficina, pero recuerda que solo utilizarse para consumo interno o puede que no des la mejor de las impresiones a tu público.

Se recomienda que para agilizar el trabajo y ahorrar en tiempo se disponga de una impresora con varias bandejas de papel, colocando en una papel de peor calidad y en otra un papel de mejor calidad. De esta manera evitarás entregar por error a clientes, proveedores o a otras empresas documentos de baja calidad.

Dos tipos de papel con dos usos distintos a la hora de imprimir.

Cuándo utilizar papel profesional en tu empresa.

Se trata de todo un activo que debes explotar ante tus clientes y por lo tanto debes entenderlo más que como un gasto, como una inversión que retornará con el aumento de tus beneficios. Se trata de tu carta de presentación a la hora de compartir la información sobre un producto que te ha pedido un cliente, realizar un portfolio de trabajos, etc. y por lo tanto ha de ser de la máxima calidad posible.

En ocasiones la durabilidad es lo que más se valora en un papel. Por ejemplo si va a estar en exteriores (cartelería) o si contiene información de máxima importancia. En todos estos casos debemos de garantizarnos que las tintas van a quedar fijadas al papel y que no acabarán por decolorarse haciendo de los escritos borrones ilegibles.

Aún con todo, si sigue costándote ajustar el prespuesto, has de saber que no has de incluir este tipo de papel en todas las páginas de un documento. Resérvalo para aquellas que incluyan gráficos, imágenes, portadas y en resumen, todas aquellas páginas que suelen ser las más consultadas.

Como has visto, lo más inteligente a la hora de optimizar el gasto en papel es saber qué uso vamos a darle.  Busca entre la amplia gama disponible en el mercado aquel que se adapte mejor a tus necesidades.

 

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